Papildomų laukų kūrimas ir tvarkymas
Norėdami kurti arba redaguoti papildomus laukus, dešinėje puslapio pusėje esančioje įrankių juostoje susiraskite mygtuką Nustatymai. Nustatymuose spauskite Papildomi laukai, tuomet pasirinkite, kuriam TopBroker sistemos moduliui kursite papildomus laukus: kontaktams, NT objektams, pirkėjų užklausoms, darbiniams procesams ar užduotims. Čia galėsite kurti papildomus laukus ir jų grupes – jie bus matomi visuose pasirinkto modulio (pavyzdžiui, kontaktų) vidiniuose puslapiuose.
Jei planuojate turėti daugiau nei keletą papildomų laukų, verta juos atskirti į atskirasgrupes. Tai padės vizualiai atskirti skirtingo pobūdžio informaciją, išlaikyti aiškią ir tvarkingą informacijos struktūrą. Grupių pavadinimai atsispindės įrašų vidiniuose puslapiuose, o visi jose esantys papildomi laukai atsidurs vieni šalia kitų tokia tvarka, kokią pasirinksite.
Pavyzdžiai:
- Papildoma kontaktinė informacija. Šiai grupei galėsite priskirti tokius papildomus laukus kaip kitas el. paštas, internetinis puslapis, socialiniai tinklai;
- Rezervacija. Papildomi laukai galėtų būti „Rezervuota iki…“ (datos tipas) ir „Rezervacijos detalės“ (kelių eilučių tekstinis laukelis);
- Interjeras. Papildomi laukai galėtų būti varnelių tipo papildomas laukas, kuriame galite pasirinkti spalvas, pasirinkimo iš variantų tipas su įvairiais interjero stiliais ir pan.
Norėdami sukurti naują papildomų laukų grupę, puslapio viršuje spauskite Sukurti grupę.
Iššokusioje lentelėje matysite modulio pavadinimą (pavyzdžiui, Kontaktai). Jo keisti negalėsite, bet jis rodomas, kad visada būtų aišku, kurį sistemos modulį redaguojate. Taip pat matysite laukelį grupės pavadinimui įrašyti (pavyzdžiui, „Papildoma kontaktinė informacija“) – jį privaloma užpildyti. Spauskite Išsaugoti,lentelė užsidarys ir jūs matysite naują grupę.
Grupės lentelėje jūs galėsite kurti papildomus laukus ir keisti jų pozicijas (spausdami ant kryželio simbolio galėsite juos pertempti aukščiau arba žemiau), tačiau negalėsite perkelti papildomo lauko iš vienos grupės į kitą. Paspaudę parinkčių mygtuką, esantį prie grupės pavadinimo, galėsite redaguoti grupės pavadinimą, pakeisti grupės poziciją (perstumti aukščiau ar žemiau) arba ištrintivisą grupę. Tik įspėjame, kad ištrynus grupę, iš sistemos dings ir pati grupė, ir visi joje esantys papildomi laukai – tai reiškia, kad dings ir visa į papildomus laukus anksčiau suvesta informacija vidiniuose modulių puslapiuose.
Kadangi negalėsite perkelti papildomo lauko iš vienos grupės į kitą, prieš pradedant kurti pačius papildomus laukus, rekomenduojame susikurti tik tuščias grupes. Tai bus tarsi griaučiai ar eskizas, pagal kurį galėsite matyti, kokio pobūdžio informacijos jums reikia ir kokiu būdu norite ją pateikti. Kai būsite patenkinti savo susikurta informacijos pateikimo struktūra, imkitės pačių papildomų laukų.
Dabar, kai jau susipažinote su visais papildomų laukų tipais ir naudodami grupes pasiruošėte informacijos, esate pasiruošę pagrindiniam darbui – pačių papildomų laukų kūrimui. Dėl viso pikto svarbu pabrėžti, kad čia ne ta vieta, kurioje galite suvesti konkrečią informaciją apie kurį nors įrašą (pavyzdžiui, kontaktą), o tik pasiruošiate laukelius tai informacijai suvesti. Papildomi laukai (ir jų grupių pavadinimai) atsispindės visuose pasirinkto modulio vidiniuose puslapiuose. Pavyzdžiui, jei modulyje Kontaktai sukursite papildomą lauką „Gimtadienis“, galimybė užpildyti šį lauką bus matoma kiekvieno kontakto vidiniame puslapyje.
Kiekvienoje susikurtoje papildomų laukų grupėje matysite mygtuką Sukurti papildomą lauką. Jį paspaudus iššoks lentelė su visais papildomų laukų tipais – pasirinkite jums tinkamą ir užpildykite reikalingus laukelius.
Nepriklausomai nuo pasirinkto papildomų laukų tipo, lentelėje matysite tokius laukelius:
- Pavadinimas. Tai privalomas užpildyti laukelis, skirtas apibūdinti, kokia informacija turės būti suvedama į šį papildomą lauką. Pavyzdžiai: gimtadienis, registracijos nr., kontakto vietovė, NT pelningumas ir t. t.
- Lauko aprašymas. Šį laukelį galite palikti tuščią, jei pavadinimas aiškiai nusako, kokia informacija turi būti suvesta į papildomą lauką. Jei jaučiate, kad jums pačiam arba jūsų kolegoms gali kilti neaiškumų, įveskite trumpą apibūdinimą, kokią informaciją derėtų pateikti papildomame lauke. Pavyzdžiui, kurdami papildomą lauką „Kontakto vietovė“, galite aprašyme pažymėti: „Įvesti valstybės rajoną, miestą/kaimą/valsčių, miesto mikrorajoną ir gatvės pavadinimą“.
- Privalomas? Čia turite pasirinkti, ar laukas bus privalomas, ar galima jį praleisti. Pasirinkus „Taip“, papildomas laukas bus pažymėtas raudona žvaigždute ir sistema neleis išsaugoti įrašo, kol nebus užpildytas šis laukas. Taip galite užtikrinti, kad visi komandos nariai užpildys tikrai svarbią informaciją, tačiau tuo piktnaudžiauti nepatariame, nes tai gali sukelti papildomų nepatogumų kolegoms. Juo labiau, kad papildomus laukus visada galima užpildyti darbo eigoje.
Priklausomai nuo pasirinkto papildomų laukų tipo, galite lentelėje matyti tokius laukelius:
- Numatyta reikšmė. Kartais kuriant naują įrašą, gali būti pravartu turėti tam tikrą informacijos šabloną, kurį reikėtų tik nežymiai pakoreguoti ar papildyti.
- Simbolių limitas. Tekstiniuose laukeliuse matysite šį laukelį. Galite jį palikti tuščią arba įvesti pageidaujamą simbolių limitą.
- Pridėti pasirinkimą. Galimybė pasirinkinkti kelis variantus. Šiuos laukelius matysite varnelės ir pasirinkimo iš variantų tipuose. Paspaudę mygtuką Pridėti pasirinkimą, kursite pasirinkimo variantus, o pasirinkę „Taip“ arba „Ne“, nustatysite, ar pildantis papildomą lauką asmuo gali rinktis tik vieną, ar kelis variantus. Pavyzdžiui, jeigu kursite papildomą lauką „Vyraujančios interjero spalvos“, tikrai norėsite sau leisti pasirinkti kelis variantus (tarkime, interjere vyrauja balta, pilka ir medžio spalvos). Tačiau jeigu kursite papildomą lauką „Apdaila“, nenorėsite kelių variantų, nes NT objektas negali vienu metu būti ir dalinai, ir pilnai įrengtas.
- Mažiausia reikšmė. Didžiausia reikšmė. Šiuos laukelius matysite pasirinkę skaičiaus tipą.