# Vartotojų gidas Sveiki atvykę į TopBroker vartotojo gidą. Tai daugiau nei paprasta instrukcija, kaip naudotis sistema. Tiesa, čia aprašytos pagrindinės funkcijos, paaiškinta, kaip atlikti įvairius veiksmus. Visgi ruošiant šį gidą mums buvo svarbiausia praktiniais pavyzdžiais pademonstruoti, kaip į sistemą suvestus duomenis galėsite paversti pardavimams svarbia informacija bei kokias galimybes atveria sumanus naudojimasis sistema. Pavyzdžių rasite kone prie kiekvienos smulkiausios funkcijos, nes labai norime, kad TopBroker jums dirbtų ne kaip gudresnė Excel lentelės versija, o kaip kompetentingas elektroninis asistentas. Pradėkime nuo trumpo TopBroker žemėlapio ir tam tikrų šiame gide vartojamų terminų paaiškinimo. Čia rasite glaustą bendro pobūdžio informaciją, o sekdami nuorodomis galėsite patekti į išsamesnius sistemos dalių ar funkcijų paaiškinimus. # NT objektai Nekilnojamų turto objektų valdymas TopBroker duomenų bazė pritaikyta dirbantiems su dideliu duomenų kiekiu – išnaudodami visas jos teikiamas galimybes sutaupysite daug laiko ir galėsite kokybiškiau dirbti su savo klientais. Sistemoje galėsite suvesti ypač išsamią informaciją apie NT objektus, kad prireikus filtrų pagalba lengvai ir greitai rastumėte būtent tuos objektus, kurie atitinka jūsų kliento kriterijus. Informatyvus žemėlapis ir gatvės vaizdo funkcija leis susidaryti geresnį įspūdį apie objekto lokaciją, išsami NT objekto istorija leis vienoje vietoje matyti visą su objektu susijusią informaciją, o patrauklius komercinius pasiūlymus paruošite ir išsiųsite klientui keliais mygtuko paspaudimais. # NT objektai Kairėje esančioje įrankių juostoje paspaudę ant namuko simbolio, pateksite į NT objektų puslapį. Šiame puslapyje yra dvi pagrindinės zonos: NT objektų paieškos (filtrų) blokelis ir NT objektų sąrašas. Taip pat matysite viršutinę **parinkčių juostą**, kur galėsite sukurti naują NT objektąarba naudotis **paieška** visoje sistemoje. NT objektų sąraše arba bet kur kitur sistemoje (pavyzdžiui, kontaktuose) paspaudus ant NT objekto pavadinimo, pateksite į NT objekto vidinį puslapį ir matysite visą su pasirinktu NT objektu susijusią informaciją. # NT objekto sukūrimas Norėdami įvesti NT objektą į sistemą, skiltyje **NT objektai** viršutinėje **įrankių juostoje** spauskite **Sukurti naują**. Atsidariusiame lauke reikės suvesti pradinę informaciją apie NT objektą, kad būtų sukurtas NT objekto vidinis puslapis. Pradinę informaciją sudaro: sandorio tipas, NT objekto tipas, plotas ir vieta. Suvesti duomenys atsispindės sistemos automatiškai sukurtame NT objekto pavadinime (jį galėsite redaguoti pagal savo poreikius). ### Sandorio tipas Pasirinkite, ar NT objektas yra **parduodamas** ar **nuomojamas**. Skirtingiems sandorio tipams yra taikomi skirtingi kainos įvedimo nustatymai. Pavyzdžiui, nuomos atveju bus galima nurodyti kainą EUR/mėn. Pardavimo atveju tai yra neaktualu, tad kainų įvedimo parinktys bus kitokios. ### NT tipo pasirinkimas Pasirinkite NT **objekto tipą**. TopBroker sistemoje naudojama įprastinė NT objektų klasifikacija: * **Butai**; * **Namai**: nuosavi namai, kotedžai, sodybos, garažai; * **Komercinės patalpos**: biurai, prekybinės ir gamyklinės patalpos, sandėliai; * **Sklypai**. Kiekvienam NT tipui sistema priskiria skirtingą informacijos pildymo šabloną pagal tai, kokie parametrai aktualūs pasirinktam NT tipui. ### Plotas Įveskite NT objekto **plotą**. Vėliau galėsite pasirinkti, ar rodyti skelbimuose pilną kainą, ar kainą už kvadratinius metrus arba arus. ### Vieta Suveskite tikslius NT objekto **vietos** duomenis, kad galėtumėte pasinaudoti visomis TopBroker sistemos teikiamomis žemėlapių galimybėmis. # NT objektų sąrašas ir filtravimas TopBroker sistemoje NT objektai rūšiuojami ne pagal alfabetą, o pagal paskutinį su NT objektu susijusį veiksmą, kad lengviausiai pasiekiami būtų tie NT objektai, su kuriais aktyviai dirbate šiuo metu. Taip pat reikalingus NT objektus lengvai rasite pasinaudoję **paieškos filtrais**. ### NT objektų filtravimas Jei kruopščiai ir išsamiai suvedate NT objektų informaciją, pagrindinius parametrusir ypatumus bei išnaudojate visas papildomų laukų teikiamas galimybes, akimirksniu iš tūkstančių objektų atsirinksite tuos keletą, kurių jums reikia konkrečioje situacijoje. Norėdami sukurti paieškos filtrą, NT objektų puslapyje, blokelyje **Paieška** spauskite **Nauja paieška**. Tuomet išsirinkite iš **filtrų sąrašo** jums reikalingą filtrą. Pridėjus kiekvieną papildomą filtrą, atkris visi jo neatitinkantys objektai – sąraše matysite tik tuos NT objektus, kurie atitinka visus jūsų pasirinktus filtrus. Galite panaikinti nereikalingus filtrus spausdami **x** prie filtro pavadinimo arba paspauskite **Visi NT objektai** ar **Atšaukti**, kad išvalytumėte visus pasirinktus filtrus. ### Išsaugotos paieškos Jei manote, kad pagal tam tikrus filtrus suformuotos paieškos jums prireiks dažnai, spauskite **Išsaugoti***.* Iššokusiame langelyje sukurkite saugomai paieškai **pavadinimą** ir pasirinkite **privatumo nustatymus**: priklausomai nuo to, ar paieška aktuali tik jums, ar jūsų komandai, ar visai įmonei. Tuomet spauskite **Išsaugoti** ir viskas! Paieška atsidurs sąraše **Mano paieškos** ir dabar jums nebereikės kiekvieną kartą iš naujo suvedinėti tų pačių filtrų. Be to, pasirinkę jau išsaugotą paiešką visada galėsite ją pakoreguoti pagal tai, ko reikia konkrečioje situacijoje, pridėdami papildomus filtrus arba pašalindami neaktualius. Kolegų sukurtos paieškos, kurias jie nusprendė padaryti prieinamas ir jums, bus rodomos skyrelyje **Bendrintos paieškos**. Ten pat jūsų kolegos matys paieškas, kurias jūs sukūrėte ir pažymėjote kaip bendrintas arba viešas. \ Pritaikymas praktikoje Įsivaizduokime, kad turto valdytojas „Pavyzdinis biuras“ jums praneša, kad po mėnesio baigiasi jų biuro nuomos sutartis ir prašo jūsų padėti surasti naujas patalpas. Jūs galite arba formuoti **pirkėjo užklausą**, arba nueiti į savo NT objektų sąrašą ir kairėje pusėje esančiame laukelyje **NT objektų paieška** pasirenkate jums aktualius filtrus: NT objekto tipą (komercinės patalpos), plotą, vietą, kainą ir aktualias **žymas** (pvz., „loftas“). Taip per mažiau nei minutę atsirenkate visas sistemoje turimas klientui tinkamas patalpas. ### Masiniai veiksmai Kartais norėsite sistemoje atrinkti tam tikrus įrašus (kontaktus, NT objektus ar pirkėjų užklausas) tam, kad atliktume vieną veiksmą su visais. Tokiu atveju jums pravers masiniai veiksmai – sukūrę paiešką ir atfiltravę visus reikalingus objektus, galėsite vienu paspaudimu pažymėti juos visus ir pritaikyti vieną iš masinių veiksmų. **Bendrinimas** – greitai ir lengvai galite pasidalinti su komanda visais savo privačiais įrašais. Arba padaryti privačiais tik jums aktualius įrašus, atitinkančius bendrus kriterijus. **Pakeisti savininką** – vos keliais mygtuko paspaudimais visus aktualius įrašus galėsite perduoti savo kolegai. **Ištrinti** – galėsite greitai ištrinti iš sistemos nebeaktualius įrašus. Pavyzdžiui, kartą per kelis mėnesius galite atsirinkti įrašus pažymėtus žymomis „nebeaktualu“ arba „trinti“. Tik prieš trindami gerai pagalvokite, ar įrašas tikrai negali praversti ateityje – kad ir po dvidešimties metų. # NT objekto informacija Sukūrę NT objektą arba paspaudę ant NT objekto pavadinimo, atsidursite vidiniame NT objekto puslapyje. Į jį bet kada galite patekti iš kitų sistemos vietų, paspausdami ant **NT objekto pavadinimo** (pavyzdžiui, susijusių kontaktų ar NT objektų puslapiuose, puslapyje **NT objektai** esančiame sąraše arba paieškos rezultatuose). Norėdami peržiūrėti išsamią NT objekto informaciją, ją **pildyti** arba **redaguoti**, spauskite **parinkčių mygtuką**, esantį prie NT objekto pavadinimo. Tuomet rinkitės **Informacija**. Išsamiojoje NT objekto informacijoje matysite visus su konkrečiu objektu susijusius duomenis: vietą, pavadinimą, kainą, pagrindinius parametrus, ypatumus, aprašymą, nuotraukas, eksportavimą bei kitus papildomus laukus.. # Vieta Pirmiausia pamatysite NT objekto **vietą**, atvaizduotą žemėlapyje. TopBroker sistemoje naudojamas ne jau įprastu tapęs Google žemėlapis, o kur kas detalesnis **OpenStreetMaps**. Žemėlapyje bus pažymėti ne tik įprasti žemėlapiuose atvaizduojami objektai, bet ir papildomi: miško takeliai, vaikų žaidimo aikštelės, ypatingos rekreacinės vietos ir kt. Visa tai padės jums geriau įvertinti objekto lokaciją ir jos privalumus. # Pavadinimas Sistema automatiškai sukuria NT objekto pavadinimą pagal duomenis, kuriuos suvedate sukurdami NT objektą, tačiau jūs visada galite pavadinimą pakeisti. Norėdami tai padaryti, spauskite **parinkčių mygtuką**, tuomet **Redaguoti**. Turėkite omenyje, kad eksportuojant į NT portalus, šis pavadinimas juose ir atsispindės. Todėl rekomenduojame rašyti informatyvius ir reprezentatyvius pavadinimus. Pavyzdžiui: „Parduodamas erdvus 3 kambarių butas miesto širdyje“. # Kaina Norėdami redaguoti kainą, spauskite **parinkčių mygtuką**, tuomet **Redaguoti**. Čia įveskite **pardavimo** arba **nuomos kainą**. Priklausomai nuo sandorio tipo, galėsite rinkits iš skirtingų variantų kainai pateikti. Sistema automatiškai paskaičiuoja pilną kainą pagal kvadratinio metro kainą ir atvirkščiai. Į NT objekto aprašymą automatiškai bus įtrauktos abi kainos: ir pilna, ir už kvadratinį metrą ar arą. # Pagrindiniai parametrai Kiekvienam NT objektų tipui yra aktualūs skirtingi parametrai, todėl TopBroker sistemoje nerasite klaidaus visų įmanomų parametrų kratinio. Kad jums būtų paprasčiau, TopBroker sistema automatiškai atrinks pildymui tik tuos parametrus, kurie yra aktualūs pagal pasirinktą NT objekto tipą. Kruopščiai užpildykite pagrindinius parametrus. Ne tik tam, kad lengviau ir greičiau rasitumėte tinkamą pirkėją ar nuomininką, bet ir todėl, kad kai kurie NT portalai tiesiog neleis eksportuoti objekto į savo sistemas, jei nebus pateikta visa informacija. Norėdami pildyti parametrus, spauskite **parinkčių mygtuką** ir **Redaguoti**. Tuomet užpildykite visus **informacijos langelius** ir spauskite **Išsaugoti**. Jei jaučiate, kad trūksta kokių nors parametrų, visada galite pridėti papildomų laukų. # Ypatumai Po pagrindiniais parametrais, tame pačiame blokelyje, rasite **ypatumų** lentelę, kur galėsite sužymėti visus svarbius NT objekto požymius. Norėdami tai padaryti, spauskite **parinkčių mygtuką**, tuomet **Redaguoti**. Tinkamus jūsų objektui parametrus **pažymėkite varnelėmis** ir spauskite **Išsaugoti**. Kaip ir pagrindiniai parametrai, lentelėje matomi ypatumai taip pat auomatiškai parenkami pagal NT objekto tipą. Jei matysite, kad trūksta kažkokios aktualios informacijos, **nustatymuose** galėsite susikurti papildomų laukų # Aprašymas Nuotraukos padeda vaizdžiai pristatyti NT objektus ir patraukti pirkėjo akį, tačiau rimtai nusiteikę pirkėjai įdėmiai skaito NT **objekto aprašymus**. Tai yra ta vieta, kur galite padėti potencialiems pirkėjams apsispręsti ir priimti jums naudingą sprendimą pirkti ar nuomotis NT objektą. TopBroker sistemoje NT objekto parametrus atskyrus nuo aprašymo, atsiranda atskira erdvė ne objekto ypatumųvardinimui, o tikrajam pardavimui. Norėdami įvesti arba redaguoti NT objekto aprašymą, NT objekto informacijospuslapyje esančiame blokelyje **Aprašymas** spauskite **parinkčių mygtuką** ir **Redaguoti**. # Nuotraukos Geras NT objekto pristatymas neįsivaizduojamas be kokybiškų nuotraukų. TopBroker sistema užtikrina, kad jūsų įkeltos nuotraukos gerai atrodys bet kokiame įrenginyje: kompiuteryje, planšetėje ar telefono ekrane. Norėdami įkelti nuotraukas, spauskite **parinkčių mygtuką** ir **Įkelti**. Norėdami ištrinti nereikalingas nuotraukas, spauskite po nuotrauka esantį mygtuką **Ištrinti** ir nuotrauka bus pašalinta. # Video, 3D turai Interaktyvus turinys - nepakeičiama priemonė objektą pristatyti gerokai išsamiau. Nuotraukos objektą parodo iš pardavėjo perspektyvos, akcentuoja tik tai, kas svarbu pardavėjui. Tuo tarpu video ir virtualūs turai pirkėjui leidžia atidžiau patyrinėti objektą, padeda nuspręsti, ar tikrai verta važiuoti į gyvą objekto apžiūrą. Tad nauda visoms pusėms, nes apžiūrose dalyvauja tikrai motyvuoti pirkėjai ir taupomas visų laikas. Norėdami pridėti interaktyvų turinį Objekto informacijoje blokelyje Video, 3D turai, spauskite Pridėti. Pasirinksite ar norite pridėti Video, ar 3D turą. Įrašysite nuorodą ir išsaugosite. Šie duomenys nukeliaus tiek į Jūsų tinklapį, tiek į NT portalus, kurie palaiko tokį turinį (šiuo metu tik Aruodas). {% embed url="" %} # Papildomi laukai TopBroker sistemoje yra daug iš anksto paruoštų laukų informacijos pildymui, tačiau žinome, kad kiekvienas NT pardavėjas turi savo darbo stilių ir individualių poreikių. Dėl to TopBroker sistemoje galite susikurti papildomus laukus – būtent tokius, kokie reikalingi jums. Papildomus laukus galite susikurti tiek prie NT objektoparametrų ir ypatumų, tiek **informacinėje juostoje** NT objekto vidiniame puslapyje. Pavyzdžiui, galite susikurti papildomą lauką „Registro duomenys“, „Rinkos vertė“, „Paskutinio vertinimo data“ ir taip toliau. Daugiau informacijos apie papildomus laukus rasite skyrelyje Papildomi laukai. # Eksportas į NT portalus Kai jau supildėte visą informaciją apie NT objektą, greičiausiai norėsite ją eksportuoti į NT portalus. Jei anksčiau ilgai vargdavote, kol patalpindavote informaciją apie NT objektą į visus aktualius NT portalus, TopBroker jus labai pradžiugins. Dabar keliais mygtuko paspaudimais eksportuosite NT objektą į visus pasirinktus kanalus. Norėdami eksportuoti NT objektą, eikite į NT objekto informacijos puslapį. Čia, kairėje informacijos juostoje rasite blokelį **Eksportavimas**. Spauskite **parinkčių mygtuką**, rinkitės **Redaguoti** ir pažymėkite **kanalus**, į kuriuos norite eksportuoti NT objektą (jei sąraše trūksta NT portalo arba norite eksportuoti informaciją į savo agentūros puslapį ar kitą sistemą, tai galite padaryti **nustatymuose**). Prie kiekvieno NT portalo galite nurodyti, **kieno vardu eksportuojamas objektas**, tai yra, kieno kontaktai bus nurodyti skelbime. Tai ypač patogu, jeigu turite asistentą, kuris gali tvarkyti informaciją jūsų vardu. ### Eksportuoto NT objekto atnaujinimas Pasinaudojus šia funkcija tas pats NT objektas bus eksportuotas į NT portalus kaip visiškai naujas NT objektas. Tiesa, kai kurie portalai saugosi tokio informacijos talpinimo būdo ir apmokestina kiekvieną naujinimą papildomai. Vis dėlto, tai ypač naudinga funkcija, jei reikia iškelti į aukštesnes pozicijas per ilgai portele užsibuvusį objektą. # NT objekto vidinis puslapis Paspaudę ant NT objekto pavadinimo, pateksite į **NT objekto vidinį puslapį**. Jį sudaro du informacijos blokai: **informacinė juosta** puslapio kairėje ir **įvykių juosta**dešinėje pusėje. **Informacinėje juostoje** matysite pagrindinę su NT objektu susijusią informaciją: pavadinimą, nuotrauką, bazinę informaciją, darbinį procesą, susijusius kontaktus, NT objektus ir kitus duomenis. Čia yra ta vieta, kur galite redaguoti NT objekto infomaciją arba kitus reikalingus, su objektu susijusius duomenis. **Įvykių juostą** sudaro dvi dalys – aukščiau galėsite pridėti komentarą arba informaciją apie pardavimus (įvykusį sandorį). Žemiau matysite įvykių srautą – visų su NT objektu susijusių veiksmų suvestinę. # NT objekto kopijavimas TopBroker sistemoje galite kopijuoti NT objektus – tai leis lengvai ir greitai sukurti naują NT objektą seno NT objekto pagrindu. Tai ypač aktualu, jei dirbate su keletu labai panašių objektų, kurie skiriasi tarpusavyje tik keletu parametrų (pavyzdžiui, skirtingos komercinės patalpos tame pačiame prekybos centre). Nukopijuoti galima tik pačius NT objekto duomenis: bazinę informaciją, pagrindinius parametrus ir ypatumus, papildomus laukus, aprašymą ir nuotraukas. Susiję kontaktai, objektai ir dokumentai nebus perkelti į NT objekto kopiją. # Darbiniai procesai Šiame blokelyje matysite visus su NT objektu susijusius darbinius procesus – kuriame kiekvieno proceso etape esate šiuo metu ir koks artimiausias žingsnis judant galutinio tikslo link. TopBroker sistemoje rasite iš anksto paruoštus šabloninius darbinių procesų tipus. Pavyzdžiui, pirkimo, pardavimo, sutarties pasirašymo procesams ir t. t. Visada galite šiuos šablonus redaguoti pagal save nustatymuose arba susikurti naujus, jums tinkamus. Priklausomai nuo situacijos ir jūsų veiklos pobūdžio, prie vieno NT objekto galima priskirti keletą skirtingų darbinių procesų. Pavyzdžiui, NT objekto pardavimui ir turto vertinimo procedūrai. ### Darbinių procesų nauda Naudodami TopBroker darbinius procesus, galėsite lengviau organizuoti savo darbą. Juk dirbant su dešimtimis ar šimtais klientų ir NT objektų gali būti nelengva susigaudyti, kokiame etape yra kiekvienas jų ir kokie artimiausi veiksmai reikalingi. Be to, jūsų darbo diena ar savaitė susideda iš daugybės darbų, kurie yra pasikartojantys, turintys (ar galintys turėti) aiškius etapus. Naudodami darbinių procesų funkciją labai aiškiai matysite, kuriame etape esate su kiekvienu NT objektu ar pirkėjo užklausa, kada ir kokiais klausimais turite komunikuoti su savo kontaktais bei labai konkrečias užduotis, kurias turite atlikti, kad judėtumėte pirmyn savo tikslų link. Tai tarsi darbų sufleris, kuris neleidžia pamiršti ar suabejoti, ką turite daryti toliau. Skirtingos užduotys susideda iš skirtingų etapų ir žingsnių, be to, procesas gali skirtis priklausomai nuo įmonės veiklos principų, todėl TopBroker sistemos nustatymuose galite susikurti atskirus darbinių procesų šablonus kiekvienam savo veiklos tipui (jeigu reikia įkvėpimo, galite panagrinėti arba naudoti mūsų siūlomus **procesų pavyzdžius**). Sukūrę šabloną, galėsite jį naudoti konkrečių procesų progresui fiksuoti. Visi aktyvūs darbiniai procesai sukrenta į vieną vietą – atskirą puslapį **Darbiniai procesai** (jį rasite kairėje puslapio pusėje esančioje įrankių juostoje). Čia rasite visus savo darbinius procesus, sugrupuotus į aplankus pagal šablonus. Kiekvieno aplanko viduje rasite visų pagal tą šabloną sukurtų darbinių procesų sąrašą, galėsite juos grupuoti pagal etapus. Tai padės planuotis ateities žingsnius, pastebėti strigusius procesus ir nuspręsti, ką su jais daryti, o procesams užsibaigus arba nutrūkus, galėsite paanalizuoti savo darbo kokybę ir atrasti būdų tobulėti. ### Darbinio proceso pridėjimas Norėdami sukurti naują konkretaus sandorio ar tikslo **darbinį procesą**, eikite į NT objekto, kontakto arba pirkėjo užklausos **vidinį puslapį** ir **informacinėje juostoje**susiraskite skiltį **Darbiniai procesai**. Tuomet spauskite **parinkčių mygtuką** ir pasirinkite, ar norite priskirti darbinį procesą pagal jau esamą šabloną, ar sukurti naują. Norėdami priskirti jau egzistuojantį darbinį procesą, spauskite **Ieškoti tarp esamų**, tuomet pasirinkite tinkamą kategoriją (šablono pavadinimą) ir pasirinkite iš jau sukurtų tos kategorijos procesų sąrašo. Jei norite sukurti visiškai naują darbinį procesą pagal egzistuojantį šabloną, spauskite **Sukurti naują**. Iššokusiame langelyje įveskite darbinio proceso pavadinimą, sandorio vertę (ji gali būti ir nulinė), pasirinkite tinkamą šabloną ir žingsnį, kuriame esate šiuo metu. Tuomet spauskite **Išsaugoti**. # Susiję Kontaktai Prie NT objekto galite pridėti vieną ar kelis susijusius kontaktus. Susiję kontaktai gali būti tiek fiziniai, tiek juridiniai asmenys: NT objekto savininkas, valdanti įmonė, tos įmonės darbuotojai ir t.t. ### Susijusių kontaktų nauda Susijusių kontaktų nauda atsiskleidžia įvykių sraute. Juk neretai pasitaiko, kad dirbama daugiau nei su vienu kontaktu prie vieno ar kelių NT objektų, su keliais asmenimis derinant skirtingus su objektu susijusius klausimus. Pridėti susijusius kontaktus ypač naudinga, jei jūsų klientas yra įmonė ir tenka dirbti su keliais tos įmonės atstovais vienu metu. Arba jei NT objekto pardavimo klausimais bendraujate su abiem sutuoktiniais. Susiję kontaktai gali būti ir kitų sričių profesionalai, su kuriais dirbate: notarai, antstoliai, architektai ir t. t. ### Pritaikymas praktikoje Įsivaizduokite, kad dirbate su įmone „Pavyzdinė valda“, kuri valdo komercinės paskirties patalpas. Šios įmonės atstovai yra Barbora ir Jogaila. Sistemoje kaip kontaktus įsivedate Barborą, Jogailą ir pačią įmonę „Pavyzdinė valda“. Visus šiuos kontaktus susiejate tarpusavyje. Tuomet nuėję į kontakto „Pavyzdinė valda“ puslapį galėtumėte įvykių sraute matyti viską, kas susiję su įmonės valdomu NT turtu ir tiksliai žinotumėte, kuriais klausimais bendravote su Barbora, o kuriais su Jogaila. Pavyzdžiui, kad su Jogaila susiskambinote ketvirtadienį ir aptarėte, kada atsilaisvina patalpos pirmame aukšte, o su Barbora antradienį pasirašėte sutartį dėl patalpų antrame aukšte. ### Susijusio kontakto pridėjimas Vidiniame NT objekto puslapyje susiraskite blokelį **Susiję kontaktai** ir spustelėkite **parinkčių mygtuką**. Jei norite **pridėti susijusį kontaktą**, kuris jau yra jūsų kontaktų sąraše, rinkitės **Ieškoti tarp esamų** ir pažymėkite reikalingą kontaktą. Jei susijusio kontakto dar nėra sistemoje, tuomet rinkitės **Pridėti naują** – iššokusiame lange patogiai galėsite užpildyti visą informaciją, neišeidami iš pagrindinio NT objekto puslapio. Jei paspausite ant susijusio kontakto vardo, pateksite į to kontakto vidinį puslapį ir matysite visą sistemoje suvestą informaciją apie jį. Jei kontaktas nebebus aktualus (susijęs), visada galėsite jį ištrinti, paspausdami **x** prie susijusio kontakto vardo. # Susiję NT objektai Šiame blokelyje galite pridėti kitus, su redaguojamu NT objektu susijusius NT objektus. Tai gali būti atskirai parduodami sklypas ir namas, vienam prekybos centrui priklausančios kelios komercinės patalpos, keli vieno NT vystytojo statomo daugiabučio butai ir pan. Susieję NT objektus tarpusavyje, lengviau rasite reikalingą informaciją, pavyzdžiui, galėsite lengvai pereiti nuo vienos komercinės patalpos prie kitos, kol rasite tinkamiausią savo klientui. ### NT objekto susiejimas su kitu NT objektu Vidiniame NT objekto puslapyje susiraskite blokelį **NT objektai** ir spustelėkite **parinkčių mygtuką**. Jei norite **pridėti** jau sistemoje sukurtą NT objektą, rinkitės **Ieškoti tarp esamų** ir pažymėkite reikalingą kontaktą. Jei NT objekto dar nėra sistemoje, tuomet rinkitės **Pridėti naują** – iššokusiame lange patogiai galėsite užpildyti visą informaciją, neišeidami iš NT objekto puslapio. Jei paspausite ant NT objekto pavadinimo, pateksite į to objekto vidinį puslapį ir matysite visą sistemoje suvestą informaciją apie jį. Nebereikalingą NT objektą visada galėsite ištrinti, paspausdami **x** prie NT objekto pavadinimo. Pats susijęs NT objektas nebus ištrintas iš sistemos, tik sąsaja tarp dviejų NT objektų. # Bendrinimas TopBroker sistemoje galite rinktis, kas matys jūsų sukurtus įrašus: kontaktus, NT objektus, pirkėjų užklausas, darbinius procesus, užduotis. Yra trys bendrinimo opcijos: **atviras**, **bendrintas** ir **privatus**. **Atviras** reiškia, kad įrašą matys visi jūsų įmonės darbuotojai, kurie naudojasi TopBroker. **Bendrintas** reiškia, kad matyti ir redaguoti įrašo informaciją gali tik ribotas žmonių skaičius. Juos galėsite pasirinkti iš sistema besinaudojačių savo kolegų sąrašo. **Privatus** reiškia, kad niekas iš sistema besinaudojančių kolegų nematys jūsų sukurto įrašo. # Įrašo savininkas Įrašo savininkas – tai TopBroker vartotojas, kuris sukūrė įrašą: kontaktą, NT objektą, pirkėjo užklausą ar darbinį procesą. Jis yra pagrindinis asmuo, atsakingas už konkretų įrašą. Tik įrašo savininkas gali ištrinti savo sukurtą įrašą, nors matyti ir redaguoti įrašą bei atlikti su juo susijusius veiksmus gali visi vartotojai, su kuriais šis įrašas yra bendrinamas. # Įvykių srautas Įvykių srautas yra viena vertingiausių TopBroker sistemos dalių. Be to, kad įvykių sraute matysite suplanuotus darbus, čia plikas kontaktas arba NT objektas pradeda pasakoti savo istoriją ir teikia jums informaciją, kuri jums padės pardavimų procese. Įvykių srautą galite rasti kiekvieno kontakto arba NT objekto vidiniame puslapyje, **pirkėjų užklausų vidiniuose puslapiuose** bei jūsų **darbalaukyje**. Čia vienoje (ir tuo metu jums aktualiausioje) vietoje matysite visą darbo su kontaktu arba NT objektu procesą. Įvykių sraute chronologine seka pateikiama informacija apie įvykusius pardavimus, taip pat čia rasite ir savo ar kolegų parašytus komentarus. Tačiau didžiausią įvykių srauto naudą pajusite kontakto įvykių sraute, kur galima fiksuoti daugiausia įvykių bei suplaukia informacija iš visų susijusių NT objektų ar pirkėjų užklausų. ### Kaip duomenys atsiranda įvykių sraute? Su konkrečiu NT objektu susiję komentarai ir pardavimai bus automatiškai įtraukti į NT objekto įvykių srautą ir į susijusių kontaktų įvykių srautus. Jei visą svarbią ar vertingą informaciją drausmingai žymėsitės sistemoje, jums daugiau nebereikės sukti galvos, bandant atsiminti kiekvieno NT objekto istoriją. Nauda šiuo atveju yra ir momentinė (einamuoju laikotarpiu, žengiant sandorio link, jums reikia mažiau informacijos laikyti savo galvoje), ir ypač vertinga galvojant apie ilgalaikę perspektyvą – jei su tuo pačiu NT objektu vėl teks dirbti po keleto mėnesių arba metų, tikrai nebeatsiminsite svarbių smulkmenų, o užrašai jau bus seniai apdulkėję. Tuo tarpu TopBroker visa ši informacija bus saugoma ir lengvai pasiekiama įvykių sraute. ### Įvykių filtravimas Čia galite pasirinkti, kokius įvykių tipus norite matyti įvykių sraute: pardavimą arba komentarą. Pasirinkus filtrą, kiti įvykiai bus paslėpti iš įvykių srauto. # Komentaras Kitos TopBroker sistemos dalys, nors ir lanksčios, pateikia rėmus, kokia informacija turėtų būti saugoma. Tuo tarpu komentarai yra ta sistemos dalis, kuri jums suteikia visišką laisvę pasižymėti būtent jums aktualią informaciją, kuri visiškai priklauso nuo jūsų darbo specifikos ir metodų. Dar daugiau laisvės suteikia tai, kad komentaro lange galite įkelti failą. ### Pritaikymas praktikoje Pavyzdžių galima prigalvoti daug ir įvairių, bet pateiksime tik keletą tam, kad geriau pajaustumėte, kaip galite išnaudoti šios funkcijos galimybes. Pavyzdžiui, apžiūrėję NT objektą galite pasirašyti sau komentarus apie tai, kokį įspūdį jums paliko objektas, kur matote didžiausius privalumus, kur – galimi trūkumai. Vėliau tai padės geriau pasiruošti susitikimams su potencialiais pirkėjais, o po apžiūrų galėsite pridėti ir NT objektą apžiūrėjusių klientų atsiliepimus. Taip pat komentaruose galite įkelti įvairius failus, susijusius su NT objektu (pavyzdžiui, detaliuosius planus). # Sandorio fiksavimas Pardavimų skiltyje galite įvesti informaciją apie įvykusį sandorį. **Data** automatiškai rodoma einamosios dienos, tačiau paspaudus ant datos, iššoks kalendoriaus langelis ir galėsite pasirinkti kitą datą. Tuomet įveskite **NT objekto kainą** ir savo **komisinius**. Taip pat galite pridėti savo **komentarą** apie įvykusį sandorį. Pabaigai – priskirkite kontaktus, tarp kurių įvyko sandoris. Jei norite priskirti asmenis iš savo kontaktų sąrašo, rinkitės **Ieškoti tarp esamų** ir pažymėkite reikalingus kontaktus. Jei kurio nors kontakto dar nėra sistemoje, rinkitės **Pridėti naują** ir įveskite informaciją apie klientą. ### Pardavimų fiksavimo nauda Pardavimus fiksuoti verta dėl keleto priežasčių. Pirmiausia, ši informacija atsispindės jūsų darbalaukyje – galėsite sekti savo progresą, kaip jums sekasi siekti užsibrėžtų tikslų. Jei dirbate ne vienas, o su komanda, gali būti įdomu sekti visos komandos statistiką – sandorių suma yra pagrindinis rodiklis reitinguojant pardavėjus. Taip pat pasinaudoję filtrais galite atsirinkti kontaktus arba NT objektus pagal sandorio datą. Pavyzdžiui, atsifirltruoti kontaktus, su kuriais prieš metus įvykdėte sandorius ir priminti jiems apie save, pasiteirauti, kaip jiems sekasi. Tai padės palaikyti santykius su, tikėtina, patenkintais jūsų paslaugomis klientais. # Kontaktai Kontaktų sukūrimas ir valdymas TopBroker kontaktų skiltis – kur kas daugiau nei adresų knygelė. Prie vardo matysite ne tik kontaktinius duomenis, bet ir savo ar kolegų komentarus, informaciją apie susitikimus, apžiūrėtus ar įsigytus objektus. Lengvai pasieksite susijusius dokumentus, keliais paspaudimais nusiųsite būtent tam kontaktui tinkamus komercinius pasiūlymus. Filtrai ir žymos padės greitai atsirinkti aktualius asmenis iš visos kontaktų bazės. Taip pat galėsite automatizuoti dalį veiksmų – sutaupysite nemažai laiko. Kuo ilgiau dirbsite su sistema, tuo didesnis bus jūsų kontaktų potencialas. Kuo daugiau ir išsamesnės informacijos žymėsite sistemoje, tuo daugiau galimybių atsivers dirbant tiek su pavieniu kontaktu, tiek su tiksliniais kontaktų segmentais. TopBroker padės pavienius kontaktus paversti naudingomis įžvalgomis apie rinkos situaciją ir jūsų sukauptą kontaktų bazę. Taip pat sistema gali parodyti stipriuosius jūsų pardavimo proceso etapus ir kur dar galite patobulėti.
# Naujo kontakto sukūrimas Norėdami sukurti naują kontaktą, skiltyje **Kontakta**i viršutinėje įrankių juostoje spauskite **Sukurti naują**. Atsidariusiame lauke galėsite suvesti pradinę informaciją apie klientą. ### Naujas kontaktas Šioje dalyje suvesite bazinę informaciją: **kliento tipą** (asmuo ar įmonė), **vardą** ir **kontaktinę informaciją**. Vėliau galėsite neišeidami iš sistemos komunikuoti su šiuo asmeniu – siųsti laiškus arba skambinti (jei prie sistemos būsite prisijungę telefone). Kontaktas gali būti ne tik potencialus ar esamas klientas, bet ir jūsų partneris: architektas, notaras, geodezininkas, kitas NT pardavėjas ir pan. Bus patogu ir naudinga į sistemą susivesti ir šiuos kontaktus. ### Papildomi laukai TopBroker sistemoje yra daug iš anksto paruoštų laukų informacijos pildymui, tačiau žinome, kad kiekvienas NT pardavėjas turi savo darbo stilių ir individualių poreikių. Dėl to TopBroker sistemoje galite susikurti papildomus laukus – būtent tokius, kokie reikalingi jums. Darbo su sistema pradžioje galėsite naudotis mūsų iš anksto paruoštais papildomais laukais, tokiais kaip žymos ir kontakto tipas. Šie ir jūsų pačių susikurti papildomi laukai padės jums klasifikuoti kontaktus į naudingas grupes, kad vėliau lengviau rastumėte konkrečioje situacijoje aktualius kontaktus. Daugiau informacijos apie papildomus laukus rasite skyrelyje **Papildomi laukai**. ### Papildomų laukų pritaikymas praktikoje Įsivaizduokite, kad gavote naują NT objektą – komercines patalpas nuomai. Bendra kontaktų masė jums būtų bevertė, tačiau paieškoje galite pasirinkti kontakto tipo filtrus „nuomininkai“ ir „komercija“ bei sutarčių galiojimo pabaigos filtrą (pavyzdžiui, baigiasi mėnesio laikotarpyje). Tokiu atveju vos keliais mygtuko paspaudimais gausite sąrašą tik tų kontaktų, kurie yra komercinių patalpų nuomininkai su besibaigiančiomis galioti nuomos sutartimis. Galite eiti dar toliau – jei komercinius klientus būsite suklasifikavę pagal įmonės dydį (pavyzdžiui, „iki 10 darbuotojų“), galėsite pagal siūlomo NT objekto plotą atsifiltruoti visas įmones, kurios į nuomojamas patalpas netilptų arba kurioms jos būtų per didelės. # Kontaktų importavimas Pradėjus dirbti su TopBroker nereikės rankiniu būdu suvedinėti visų turimų kontaktų. Sistema leidžia lengvai importuoti kontaktus iš kitų laikmenų ar sistemų. Vėliau galėsite importuotus kontaktus paredaguoti. ### Kontaktų importavimas iš XLS, CSV Jei jums yra tekę importuoti XCL ar CSV failą į kokią nors sistemą, puikiai žinote, kad tai ne visada sutaupo laiko – priešingai, gali reikėti daug kartų keisti ir taisyti failo struktūrą ar duomenų pateikimo formatą, kol pagaliau pavyksta iš tiesų sėkmingai importuoti informaciją. Su TopBroker turėtumėte maloniai nustebti, koks paprastas gali būti duomenų importavimas. Įkėlę į sistemą failą su kontaktine informacija, akimirksniu pamatysite importuotus duomenis ekrane. Tuomet tereikės pasirinkti **stulpelių pavadinimus** (kuris stulpelis yra vardas, kuris – telefono numeris, el. paštas ir pan.), o prie nereikalingų stulpelių tiesiog pasirinkite **Neimportuoti**. Ir viskas – jūsų kontaktai jau sistemoje, jie atrodys ir veiks lygiai taip pat, kaip ir rankiniu būdu suvesti kontaktai. # Kontaktų sąrašas ir filtravimas TopBroker sistemoje kontaktai rūšiuojami ne pagal alfabetą, o pagal kontakto sukūrimo dataą, kad lengviausiai pasiekiami būtų tie kontaktai, su kuriais aktyviai dirbate šiuo metu. Taip pat reikalingus kontaktus lengvai rasite pasinaudoję paieškos filtrais. ### Kontaktų filtravimas Jei kruopščiai ir išsamiai suvedate kontaktų informaciją, bei išnaudojate visas papildomų laukų teikiamas galimybes, akimirksniu iš tūkstančių klientų atsirinksite tuos keletą, kurių jums reikia konkrečioje situacijoje. Kontaktų puslapio dešinėje pusėje matysite blokelį **Paieška**. Spauskite **Nauja paieška**, tuomet – **Sukurti filtrą**, tuomet iš filtrų sąrašo išsirinkite jums aktualius. Filtrų galite pridėti tiek, kiek jums reikia, kad rastumėte būtent tai, ko ieškote. Pridėjus kiekvieną papildomą filtrą prie tos pačios paieškos, atkris visi jo neatitinkantys kontaktai – sąraše matysite tik tuos kontaktus, kurie atitinka visus jūsų pasirinktus filtrus. Galite panaikinti nereikalingus filtrus spausdami **x** prie filtro pavadinimo arba paspauskite **Atšaukti**, kad išvalytumėte visus pasirinktus filtrus. ### Išsaugotos paieškos Jei manote, kad pagal tam tikrus filtrus suformuotos paieškos jums prireiks dažnai, spauskite **Išsaugoti***.* Iššokusiame lange sukurkite saugomai paieškai pavadinimą ir pasirinkite **privatumo nustatymus**: priklausomai nuo to, ar paieška aktuali tik jums, ar jūsų komandai, ar visai įmonei. Tuomet spauskite **Išsaugoti** ir viskas! Paieška atsidurs sąraše **Mano paieškos** ir dabar jums nebereikės kiekvieną kartą iš naujo suvedinėti tų pačių filtrų. Be to, pasirinkę jau išsaugotą paiešką visada galėsite ją pakoreguoti pagal tai, ko reikia konkrečioje situacijoje, pridėdami papildomus filtrus arba pašalindami neaktualius. Kolegų sukurtos paieškos, kurias jie nusprendė padaryti prieinamas ir jums, bus rodomos skyrelyje **Bendrintos paieškos**. Ten pat jūsų kolegos matys paieškas, kurias jūs sukūrėte ir pažymėjote kaip bendrintas arba viešas. ### Pritaikymas praktikoje Įsivaizduokime, kad turto valdytojas „Pavyzdinis biuras“ jums praneša, kad po mėnesio išsikrausto viena iš komercines patalpas nuomojančių įmonių. Jūsų prašo surasti naujus nuomininkus. Jūs einate į savo kontaktų sąrašą ir kairėje pusėje esančiame laukelyje „Paieška“ pasirenkate jums aktualius filtrus: kontakto tipą(įmonė), aktualias žymas (pvz., „10–20 darbuotojų“) ir dar pridedate sutarčių filtrą, kur pažymite, kad atrinktų tas įmones, kurių nuomos sutartys baigsis per artimiausius du mėnesius. Taip per mažiau nei minutę atsirenkate visas savo kontaktuose turimas įmones, kurioms tiktų patalpų dydis ir kurios, tikėtina, kaip tik šiuo metu svarsto, ar pratęsti nuomos sutartį, ar ieškotis naujų patalpų. ### Masiniai veiksmai Kartais norėsite sistemoje atrinkti tam tikrus įrašus (kontaktus, NT objektus ar pirkėjų užklausas) tam, kad atliktume vieną veiksmą su visais. Tokiu atveju jums pravers masiniai veiksmai – sukūrę paiešką ir atfiltravę visus reikalingus objektus, galėsite vienu paspaudimu pažymėti juos visus ir pritaikyti vieną iš masinių veiksmų. **Bendrinimas** – greitai ir lengvai galite pasidalinti su komanda visais savo privačiais įrašais. Arba padaryti privačiais tik jums aktualius įrašus, atitinkančius bendrus kriterijus. **Pakeisti savininką** – vos keliais mygtuko paspaudimais visus aktualius įrašus galėsite perduoti savo kolegai. **Ištrinti** – galėsite greitai ištrinti iš sistemos nebeaktualius įrašus. Pavyzdžiui, kartą per kelis mėnesius galite atsirinkti įrašus pažymėtus žymomis „nebeaktualu“ arba „trinti“. Tik prieš trindami gerai pagalvokite, ar įrašas tikrai negali praversti ateityje – kad ir po dvidešimties metų. # Kontakto vidinis puslapis Paspaudę ant kontakto vardo, pateksite į kontakto vidinį puslapį. Jį sudaro du informacijos blokai: **informacinė juosta** puslapio kairėje ir **įvykių juosta** dešinėje pusėje. **Informacinėje juostoje** matysite pagrindinę kontaktinę informaciją, susijusius kontaktus ir NT objektus, užklausas ir kitus duomenis. Čia yra ta vieta, kur galite redaguoti tiek kontaktinę, tiek su pardavimo tikslais susijusią informaciją. **Įvykių juostą** sudaro dvi dalys – viršuje matysite visus veiksmus, kuriuos galima atlikti su kontaktu. Žemiau matysite įvykių srautą – visų jau atliktų arba planuojamų atlikti veiksmų suvestinę. # Kontakto redagavimas ir kopijavimas Paspaudę ant asmens vardo arba įmonės pavadinimo, pateksite į kontakto vidinį puslapį. Į jį bet kada galite patekti iš kitų sistemos vietų, paspausdami ant kontakto vardo ar įmonės pavadinimo (pavyzdžiui, susijusių kontaktų, NT objektų ar pirkėjų užklausų puslapiuose, bendrame kontaktų sąraše arba paieškos rezultatuose). Čia galėsite **redaguoti** kontakto duomenis ir susijusią informaciją – tereikės norimame informacijos blokelyje paspausti **parinkčių mygtuką** ir spausti **Redaguoti**. Taip pat yra galimybė **kopijuoti kontaktus** – tai leis lengvai ir greitai sukurti naują kontaktą seno kontakto pagrindu. Nukopijuoti galima pačius kontakto duomenis: bazinę informaciją, papildomus duomenis ir žymas. Susiję kontaktai, objektai ir dokumentai nebus perkelti į kontakto kopiją. # NT Objektai Dalis kontaktų, su kuriais dirbate, ieško NT objekto, kita dalis – nori parduoti arba išnuomoti jiems priklausantį NT objektą. Pastaruoju atveju galite priskirti NT objektą kontaktui. Ši funkcija ypač patogi tiems, kas dirba su NT vystytojais arba NT valdytojais. ### NT objekto pridėjimas prie kontakto Vidiniame kontakto puslapyje susiraskite blokelį **NT objektai** ir spustelėkite parinkčių mygtuką. Jei norite pridėti jau sistemoje sukurtą NT objektą, rinkitės **Ieškoti tarp esamų** ir pažymėkite reikalingą kontaktą. Jei NT objekto dar nėra sistemoje, tuomet rinkitės **Sukurti naują** – iššokusiame lange patogiai galėsite užpildyti visą informaciją, neišeidami iš kontakto puslapio. Jei paspausite ant NT objekto pavadinimo, pateksite į to objekto vidinį puslapį ir matysite visą sistemoje suvestą informaciją apie jį. Nebereikalingą NT objektą visada galėsite ištrinti, paspausdami **x** prie NT objekto pavadinimo. Pats susijęs NT objektas nebus ištrintas iš sistemos, tik sąsaja tarp kontakto ir NT objekto. ### Pritaikymas praktikoje Įsivaizduokite, kad kalbate telefonu su NT vystytoju, kuriam padedate parduoti butus jo statomame daugiabutyje. Kalbėdami su juo, prieš akis turėsite visus objektus. Jums nereikės stengtis atsiminti, apie kurį iš tų dešimties butų kalba klientas – vienu pelės paspaudimu galėsite patekti į reikalingo objekto puslapį, kur matysite ne tik objekto specifikacijas, bet ir visą su NT objektu susijusią informaciją (pvz., keliems žmonėms išsiuntėte komercinį pasiūlymą, kiek iš jų juo susidomėjo). Taip galėsite pokalbio metu išsamiai pristatyti situaciją, bus lengva greitai ir tiksliai atsakyti į jums pateikiamus klausimus. # Susiję Kontaktai Susiję kontaktai gali būti tiek fiziniai, tiek juridiniai asmenys. Sąsajos tarp kontaktų gali būti įvairios: pavyzdžiui, giminystės arba verslo ryšiai. ### Susijusių kontaktų nauda Susijusių kontaktų nauda atsiskleidžia įvykių sraute. Juk neretai pasitaiko, kad dirbama daugiau nei su vienu kontaktu prie vieno ar kelių NT objektų. Sujungti kontaktus ypač naudinga, jei jūsų klientas yra įmonė ir tenka dirbti su keliais tos įmonės atstovais vienu metu. Arba jei NT objekto pirkimo klausimais bendraujate su abiem sutuoktiniais. Susiję kontaktai gali būti ir kitų sričių profesionalai, su kuriais dirbate: notarai, antstoliai, architektai ir t. t. ### Pritaikymas praktikoje Įsivaizduokite, kad dirbate su įmone „Pavyzdinė valda“, kuri valdo komercinės paskirties patalpas. Šios įmonės atstovai yra Barbora ir Jogaila. Sistemoje kaip kontaktus įsivedate Barborą, Jogailą ir pačią įmonę „Pavyzdinė valda“. Visus šiuos kontaktus susiejate tarpusavyje. Tuomet nuėję į kontakto „Pavyzdinė valda“ puslapį galėtumėte įvykių sraute matyti viską, kas susiję su įmonės valdomu NT turtu ir tiksliai žinotumėte, kuriais klausimais bendravote su Barbora, o kuriais su Jogaila. Pavyzdžiui, kad su Jogaila susiskambinote ketvirtadienį ir aptarėte, kada atsilaisvina patalpos pirmame aukšte, o su Barbora antradienį pasirašėte sutartį dėl patalpų antrame aukšte. ### Susijusio kontakto pridėjimas Vidiniame kontakto puslapyje susiraskite blokelį **Susiję kontaktai** ir spustelėkite parinkčių mygtuką. Jei norite pridėti susijusį kontaktą, kuris jau yra jūsų kontaktų sąraše, rinkitės **Ieškoti tarp esamų** ir pažymėkite reikalingą kontaktą. Jei susijusio kontakto dar nėra sistemoje, tuomet rinkitės **sukurti naują** – iššokusiame lange patogiai galėsite užpildyti visą informaciją, neišeidami iš pagrindinio kontakto puslapio. Jei paspausite ant susijusio kontakto vardo, pateksite į to kontakto vidinį puslapį ir matysite visą sistemoje suvestą informaciją apie jį. Jei kontaktas nebebus aktualus (susijęs), visada galėsite jį ištrinti, paspausdami **x** prie susijusio kontakto vardo.
# Darbiniai procesai Šiame blokelyje matysite visus su kontaktu susijusius darbinius procesus – kuriame kiekvieno proceso etape esate šiuo metu ir koks artimiausias žingsnis judant galutinio tikslo link. TopBroker sistemoje rasite iš anksto paruoštus šabloninius darbinių procesų tipus. Pavyzdžiui, pirkimo, pardavimo, sutarties pasirašymo procesams ir t. t. Visada galite šiuos šablonus redaguoti pagal save **nustatymuose** arba susikurti naujus, jums tinkamus. Priklausomai nuo situacijos ir jūsų veiklos pobūdžio, prie vieno NT objekto galima priskirti keletą skirtingų darbinių procesų. Pavyzdžiui, NT objekto pardavimui ir turto vertinimo procedūrai. ### Darbinių procesų nauda Naudodami TopBroker darbinius procesus, galėsite lengviau organizuoti savo darbą. Juk dirbant su dešimtimis ar šimtais klientų ir NT objektų gali būti nelengva susigaudyti, kokiame etape yra kiekvienas jų ir kokie artimiausi veiksmai reikalingi. Be to, jūsų darbo diena ar savaitė susideda iš daugybės darbų, kurie yra pasikartojantys, turintys (ar galintys turėti) aiškius etapus. Naudodami darbinių procesų funkciją labai aiškiai matysite, kuriame etape esate su kiekvienu NT objektu ar pirkėjo užklausa, kada ir kokiais klausimais turite komunikuoti su savo kontaktais bei labai konkrečias užduotis, kurias turite atlikti, kad judėtumėte pirmyn savo tikslų link. Tai tarsi darbų sufleris, kuris neleidžia pamiršti ar suabejoti, ką turite daryti toliau. Skirtingos užduotys susideda iš skirtingų etapų ir žingsnių, be to, procesas gali skirtis priklausomai nuo įmonės veiklos principų, todėl TopBroker sistemos **nustatymuose** galite susikurti atskirus darbinių procesų šablonus kiekvienam savo veiklos tipui (jeigu reikia įkvėpimo, galite panagrinėti arba naudoti mūsų siūlomus procesų pavyzdžius). Sukūrę šabloną, galėsite jį naudoti konkrečių procesų progresui fiksuoti. Visi aktyvūs darbiniai procesai sukrenta į vieną vietą – atskirą puslapį Darbiniai procesai (jį rasite kairėje puslapio pusėje esančioje **įrankių juostoje**). Čia rasite visus savo darbinius procesus, sugrupuotus į aplankus pagal šablonus. Kiekvieno aplanko viduje rasite visų pagal tą šabloną sukurtų darbinių procesų sąrašą, galėsite juos grupuoti pagal etapus. Tai padės planuotis ateities žingsnius, pastebėti strigusius procesus ir nuspręsti, ką su jais daryti, o procesams užsibaigus arba nutrūkus, galėsite paanalizuoti savo darbo kokybę ir atrasti būdų tobulėti. ### Darbinio proceso pridėjimas Norėdami sukurti naują konkretaus sandorio ar tikslo darbinį procesą, eikite į NT objekto, kontakto arba pirkėjo užklausos **vidinį puslapį** ir **informacinėje juostoje**susiraskite skiltį **Darbiniai procesai**. Tuomet spauskite **parinkčių mygtuką** ir pasirinkite, ar norite **priskirti darbinį procesą pagal jau esamą šabloną**, ar **sukurti naują**. Norėdami priskirti jau egzistuojantį darbinį procesą, spauskite **Ieškoti tarp esamų**, tuomet pasirinkite tinkamą kategoriją (šablono pavadinimą) ir pasirinkite iš jau sukurtų tos kategorijos procesų sąrašo. Jei norite sukurti visiškai naują darbinį procesą pagal egzistuojantį šabloną, spauskite **Sukurti naują**. Iššokusiame langelyje įveskite darbinio proceso pavadinimą, sandorio vertę (ji gali būti ir nulinė), pasirinkite tinkamą šabloną ir žingsnį, kuriame esate šiuo metu. Tuomet spauskite **Išsaugoti**. # Pirkėjo užklausos Kai klientas nori, kad padėtumėte jam rasti tinkamą NT objektą, jūs pradedate dirbti nuo pradinių kliento kriterijų ieškomam objektui. Kaip klientas formuluotų savo užklausą bet kuriame NT portale, taip ir jūs sistemoje galite susivesti kliento pageidaujamus kriterijus NT turtui. Tai padės lengvai ir greitai rasti visiškai kliento kriterijus atitinkančius arba labai panašius objektus, esančius TopBroker sistemoje – formuojant pirkėjo užklausą, sistema atrinks ją atitinkančius objektus ir atsiųs jums į el. pašto dėžutę. ### Pirkėjo užklausos pridėjimas Norėdami pridėti pirkėjo užklausą, eikite į kontakto vidinį puslapį ir **informacinėje juostoje** susiraskite skiltį **Pirkėjo užklausos**. Tuomet spauskite parinkčių mygtuką ir pasirinkite, ar kontaktui priskirti jau suformuotą pirkėjo užklausą, ar sukurti naują. Norėdami priskirti jau suformuotą pirkėjo užklausą, spauskite **Ieškoti tarp esamų** ir pasirinkite užklausą iš sąrašo. Kitu atveju spauskite **Sukurti naują**, tuomet suveskite ieškomo nt objekto parametrus, bei užklausos papildomus laukus ir spauskite **Išsaugoti**. # Kontakto bendrinimas TopBroker sistemoje galite rinktis, kas matys jūsų sukurtus įrašus: kontaktus, NT objektus, pirkėjų užklausas, darbinius procesus, užduotis. Yra trys bendrinimo opcijos: **atviras**, **bendrintas** ir **privatus**. **Atviras** reiškia, kad įrašą matys visi jūsų įmonės darbuotojai, kurie naudojasi TopBroker. **Bendrintas** reiškia, kad matyti ir redaguoti įrašo informaciją gali tik ribotas žmonių skaičius. Juos galėsite pasirinkti iš sistema besinaudojačių savo kolegų sąrašo. **Privatus** reiškia, kad niekas iš sistema besinaudojančių kolegų nematys jūsų sukurto įrašo. # Kontakto įrašo savininkas Įrašo savininkas – tai TopBroker vartotojas, kuris sukūrė įrašą: **kontaktą**, NT objektą, pirkėjo užklausą, darbinį procesą ar užduotį. Jis yra pagrindinis asmuo, atsakingas už konkretų įrašą. Tik įrašo savininkas gali ištrinti savo sukurtą įrašą, nors matyti ir redaguoti įrašą bei atlikti su juo susijusius veiksmus gali visi vartotojai, su kuriais šis įrašas yra bendrinamas. # Kontakto įvykių srautas Įvykių srautas yra viena vertingiausių TopBroker sistemos dalių. Be to, kad įvykių sraute matysite suplanuotus darbus, čia plikas kontaktas pradeda pasakoti savo istoriją ir teikia jums informaciją, kuri jums padės pardavimų procese. Įvykių srautą galite rasti kiekvieno Kontakto arba NT objekto vidiniame puslapyje, **pirkėjų užklausų** vidiniuose puslapiuose bei jūsų **darbalaukyje**. Čia vienoje (ir tuo metu jums aktualiausioje) matysite visą darbo su kontaktu arba NT objektu procesą. Įvykių sraute chronologine seka pateikiama informacija apie skambučius, laiškus, komercinius pasiūlymus, susitikimus ir apžiūras, pasirašytas sutartis. Taip pat čia rasite ir savo ar kolegų parašytus komentarus. ### Kaip duomenys atsiranda įvykių sraute? Jūsų susirašinėjimai paštu, įkeltos sutartys, išsiųsti komerciniai pasiūlymai ir parašyti komentarai bus automatiškai įtraukti į įvykių srautą. Kitus įvykius (skambučius, susitikimus ir apžiūras) reikės įvesti patiems. Jei visą svarbią ar vertingą informaciją drausmingai žymėsitės sistemoje, jums daugiau nebereikės sukti galvos, bandant atsiminti kiekvieno skambučio ar susitikimo turinį. Nauda šiuo atveju yra ir momentinė (einamuoju laikotarpiu, žengiant sandorio link, jums reikia mažiau informacijos laikyti savo galvoje), ir ypač vertinga galvojant apie ilgalaikę perspektyvą – jei su tuo pačiu kontaktu ar NT objektu vėl teks dirbti po keleto mėnesių arba metų, tikrai nebeatsiminsite svarbių smulkmenų, o užrašai jau bus seniai apdulkėję. ### Įvykių filtravimas Jei prireiks greitai atrasti konkretų įvykį (pavyzdžiui, objekto apžiūrą), galėsite pasinaudoti filtrais, kurie atrinks tik jums aktualią informaciją: įvykį, komercinį pasiūlymą, el. laišką, sutartį arba komentarą. ### Pritaikymas praktikoje Įsivaizduokite, kad jūsų klientas – sėkminga ir gana sparčiai auganti IT įmonė. Pradėję nuo 5 žmonių komandos, jie per metus priima po 5–10 naujų darbuotojų, tad kas pora metų kreipiasi į jus, kad surastumėte jiems naujas, erdvesnes biuro patalpas. Kontaktas, su kuriuo dirbate – įmonės direktorius. Be abejo, jis jums pateiks formalius reikalavimus NT objektui (lokacija, parkingas ir pan.). Tačiau jūs galite kontakto įvykių sraute pasirinkti kategoriją Apžiūros ir matysite, kokius objektus esate jam aprodę anksčiau. Čia rasite ir komentarus, kuriuos parašėte po ankstesnių patalpų apžiūrų (pvz., „nepatiko žemos lubos ir ryškios spalvos interjere“). Taip lyg iš naujo susipažinsite su klientu, geriau pajausite jo skonį ir poreikius. Taigi, galėsite iš karto atmesti dalį formalius kriterijus atitinkančių objektų. Arba kaip tik iš pirmo žvilgsnio galėsite atrinkti klientui tinkamiausią NT objektą. Tuomet jau paties objekto įvykių sraute galite paskaityti, kokie buvo kitų objektą apžiūrėjusių kontaktų įspūdžiai ir komentarai – tai padės jums ruošiantis aprodyti objektą, galėsite numatyti, kokių klausimų gali kilti, kokių trūkumų turi objektas ir t. t. Jei su objektu dirbate seniai, galėsite įvykių sraute rasti informaciją apie buvusius nuomininkus – ji taip pat gali būti naudinga parduodant (pavyzdžiui, „anksčiau šias patalpas nuomojosi kita IT įmonė, tačiau išaugo jas, kaip kad jūs išaugote savo senąjį biurą“). # Kontakto istoriniai įvykiai TopBroker sistemoje yra trys įvykių tipai: **susitikimas**, **skambutis** ir **apžiūra**. Galite kurti įvykius dar tik planuojamiems darbams. Tuomet jie atsidurs jūsų darbalaukio kalendoriuje ir jūs vienoje vietoje matysite visus jūsų laukiančius susitikimus, NT objektų apžiūras, lengvai atsiminsite, kada, kam ir dėl ko turite paskambinti. Taip pat galėsite ateities įvykiams užstatyti priminimus. Jie ateis jums į el. paštą, o jei TopBroker paskyra bus sujungta su Google, gausite ir iššokančius priminimus (*notifications*). Beje, sistemoje taip pat galite fiksuoti ir praeities įvykius: jau atliktą skambutį, įvykusį susitikimą ar apžiūrą. Galite prie šių įvykių pasižymėti svarbią informaciją, kurios nenorite pamiršti. ### Naujo įvykio pridėjimas Kontakto vidiniame puslapyje iš karto matysite lentelę, kurioje galite pridėti įvykį. Norėdami sukurti naują įvykį, pasirinkite **įvykio tipą**. Tuomet spustelėkite ant **datos**ir žemėlapyje pasirinkite tinkamą dieną. Paspaudę ant **valandų**, tokiu pat būdu galėsite pasirinkti įvykio laiką. Kurdami įvykį turite galimybę parašyti **komentarą** – tai leis nepamiršti įvykio turinio ir svarbios informacijos. Jei įvykis dar tik planuojamas, greičiausiai norėsite nusistatyti **priminimą**. Kitu atveju palikite automatinį pasirinkimą **Nepriminti**. Nuo susitikimų ir skambučių šiek tiek skiriasi įvykis **Apžiūra**. Čia galite ne tik įvesti datą, laiką bei komentarą, bet ir **priskirti konkretų NT objektą**. ### Įvykio redagavimas Norėdami redaguoti jau sukurtą įvykį, įvykių sraute susiraskite reikalingą įvykį ir paspauskite ant išskleidimo rodyklės. Tuomet pamatysite parinkčių mygtuką ir jį paspaudę galėsite **redaguoti** arba **ištrinti įvyk**į. ### Pritaikymas praktikoje Įsivaizduokime, kad jums tik ką paskambino Jonas, kuris nori pirkti butą. Skambučio metu aptarėte Jonui išsiųstus komercinius pasiūlymus. Išgirdote vertingų komentarų, tad einate į įvykių srautą Jono kontakto puslapyje ir įvedate įvykį – **skambutį**. Komentare pasižymite jums aktualią informaciją – butas nr. 1 patiko, bet pasirodė per toli nuo viešojo transporto stotelės, bute nr. 2 Jonui užkliuvo mažas balkonas, nors patiko buto išplanavimas, o butą nr. 3 jis norėtų apžiūrėti gyvai. Tuomet įvedate naują įvykį – buto **apžiūrą**: **nustatote datą** ir **laiką**, **priskiriate objektą** ir nustatote, kad **priminimas** ateitų 2 valandos prieš buto apžiūrą. Po apžiūros, gali būti, norėsite taip pat užsirašyti komentarus, tad grįšite į įvykių srautąir paredaguosite įvykį, pridėdami **komentarą**. # Komentarai apie kontaktą TopBroker sistemos dalys, nors ir lanksčios, pateikia rėmus, kokia informacija turėtų būti saugoma. Tuo tarpu **komentarai** yra ta sistemos dalis, kuri jums suteikia visišką laisvę pasižymėti būtent jums aktualią informaciją, kuri visiškai priklauso nuo jūsų darbo specifikos ir metodų. Dar daugiau laisvės suteikia tai, kad komentaro lange galite įkelti failą. ### Pritaikymas praktikoje Pavyzdžių galima prigalvoti daug ir įvairių, bet pateiksime tik keletą tam, kad geriau pajaustumėte, kaip galite išnaudoti šios funkcijos galimybes. Pavyzdžiui, galite pasirašyti komentarą „Sunku susisiekti telefonu, bet greitai reaguoja į laiškus“. Tuomet kitą kartą atsidarę to kontakto įvykių srautą matysite, kad skambinti net neverta – sutaupysite sau laiko. Arba skubate ir neturite laiko tvarkingai suvesti informacijos į pirkėjo užklausos lentelę, bet galite greitai brūkštelėti komentarą, kuriame pasižymėsite pagrindinius punktus. Galite pasižymėti, kad nusiuntėte dovanėlę šiam klientui ir kitą kartą bendraudami su kontaktu galėsite pasiteirauti, ar jam patiko. Trumpai tariant, variantų yra daug ir įvairių. Visa informacija, kuri yra aktuali jums, bet netelpa į sistemos siūlomus rėmus, gali laisva forma sugulti į komentarus. # Komercinis pasiūlymas Su TopBroker sistema lengvai ir greitai paruošite ir savo klientams išsiųsite informatyvius ir estetiškus komercinius pasiūlymus – elektroninius „lankstinukus“ su visa informacija apie NT objektą ir objekto nuotraukomis. Gavę pirkėjo užklausągalėsite atsirinkti tinkamą objektą naudodami paieškos filtrus, o tuomet vos keliais mygtuko paspaudimais išsiųsite klientui visą informaciją ir vaizdinę medžiagą apie jo kriterijus atitinkantį objektą. Ne tik jūsų reakcija į kliento užklausą galės būti žaibiška, bet ir pasiūlymas, kurį jam nusiųsite, patraukliai atrodys ir bus patogiai skaitomas tiek kompiuterio, tiek telefono ekrane. ### Komercinio pasiūlymo sukūrimas Norėdami sukurti komercinį pasiūlymą, turite nueiti į kontakto, kuriam siųsite pasiūlymą, vidinį puslapį. Čia, virš įvykių srauto, galėsite pasirinkti **Kom. pasiūlymas**. Atsidariusiame blokelyje parašykite **komentarą** (pvz., „Petrai, kaip ir tarėmės, siunčiu buto Nidos gatvėje komercinį pasūlymą“). Tuomet spauskite **Įkelti dokumentus** ir galėsite **prisegti reikalingus failus** iš savo kompiuterio (pavyzdžiui, NT objekto detaliuosius planus). Toliau – svarbiausia ir smagiausia dalis. Spustelkite **Priskirti NT objektus**. Tuomet pasirinkite, ar norite sukurti naują objektą, ar norite pasirinkti iš jau esamų objektų. Jei kursite **naują objektą**, iššoks NT objekto informacijos anketa, kurią turėsite užpildyti. Jei rinksitės **iš esamų NT objektų**, jums bus atidarytas visų į sistemą suvestų NT objektų sąrašas. Jums tereikės pažymėti varneles prie tinkamų NT objektų ir paspausti **Priskirti pažymėtus**. Taip vienu pelės paspaudimu visi pasirinkti objektai suguls į vieną komercinį pasiūlymą. Komercinio pasiūlymo ruošimas baigtas, spauskite **Išsaugoti**. Taip pat galite komercinius pasiūlymus siųsti pagal suformuotą pirkėjo užklausą. ### Komercinio pasiūlymo peržiūra ir siuntimas Kai išsaugote komercinį pasiūlymą, įvykių sraute atsiranda įvykis **Sukūrė komercinį pasiūlymą**. Spustelkite ant rodyklės ir išsiskleidusiame blokelyje rasite tolimesnių veiksmų pasirinkimus. Galite spausti **Peržiūrėti komercinį pasiūlymą** ir patikrinti, kaip jis atrodys išsiųstas klientui. Jei esate patenkinti ir nieko nebenorite koreguoti, spauskite **Siųsti**. Sistema automatiškai siūlys komercinį pasiūlymą siųsti pasirinktam kontaktui pagrindiniu sistemoje įvestu el. paštu, tačiau galėsite šią informaciją **koreguoti**: pakeisti pagrindinį kontaktą arba pridėti papildomų. Išsiuntus komercinį pasiūlymą, informacija įvykių sraute atsinaujins – išskleidę įvykio blokelį matysite prierašą, kada komercinis pasiūlymas buvo išsiųstas. Taigi, niekada neteks abejoti, ar komercinį pasiūlymą jau išsiuntėte, ar tik sukūrėte ir pamiršote išsiųsti. ### Apie komercinį pasiūlymą iš kliento perspektyvos Jūsų klientas gaus nuorodą į sukurtą komercinį pasiūlymą. Ją paspaudęs klientas matys tokį patį vaizdą, kokį matėte ir jūs, jei spaudėte **Peržiūrėti komercinį pasiūlymą**. Svarbu yra tai, kad vaizdas bus estetiškas, o komercinį pasiūlymą peržiūrėti bus patogu nepriklausomai nuo, ar klientas nuorodą atsidarė savo kompiuteryje, planšetėje, ar išmaniajame telefone. Gavęs komercinį pasiūlymą klientas galės ne tik jį peržiūrėti, bet ir pasirinkti jam tinkamą datą, kada norėtų apžiūrėti sudominusį NT objektą bei prirašyti komentarą. Kliento pasirinkta data automatiškai įkris į jūsų darbo kalendorių.\ # El. laiškas TopBroker leidžia jums siųsti laiškus tiesiai iš sistemos, nepriklausomai nuo to, ar esate sinchronizavę savo el. paštą su TopBroker. Be abejo, siųsdami laiškus, galite **prisegti dokumentus**. Taip pat galite nustatyti pageidaujamą laiško **išsiuntimo laiką**. Pavyzdžiui, jei dirbate vėlai vakare, bet nenorite, kad klientas matytų, kad užsisėdėjote, galite užstatyti laiško siuntimą 8:30 ir jūsų klientas gaus laišką būtent tuo metu. Visgi, norint pajusti tikrąją naudą, rekomenduojame TopBroker **sinchronizuoti su savo el. pašto dėžute** (arba keliomis skirtingomis pašto dėžutėmis). Tuomet galėsite ne tik siųsti, bet ir gauti laiškus į sistemą. Kol nesate sinchronizavę TopBroker su savo el. pašto dėžute, įvykių srautuose atsispindės tik iš TopBroker siųsti jūsų laiškai, o iš sistemos išsiųstų laiškų nematysite savo el. pašto dėžutėje. Sinchronizavus TopBroker su el. pašto dėžute (arba keliomis dėžutėmis), viską matysite savo darbalaukyje – nepriklausomai nuo to, ar jungsitės per kompiuterį, ar per mobilųjį telefoną. Be to, visi jūsų laiškai automatiškai nuguls į kontakto ir NT objekto įvykių srautus ir jums nereikės rašyti papildomų komentarų apie tai, kad susirašėte su klientu ir kas buvo nutarta. # Sutartis TopBroker sistemoje visas įmonės sutartis galite laikyti ir saugoti vienoje vietoje – Sutarčių registre. Tačiau reikalingus dokumentus galėsite pasiekti ne tik per šį „centriuką“, bet ir tiesiai iš kontakto ar NT objekto įvykių srauto arba iš savo darbalaukio. Tai yra patogu, greita ir paprasta – nereikia kuistis po lentynas ar folderius, kreiptis į kolegas ir pan. Sistemoje saugoti galite ne tik galutines, jau pasirašytas sutartis, bet ir tarpinius, dar tik ruošiamus dokumentus ar sutarčių šablonus. # Pirkėjų užklausimai Rasti tinkamą NT objektą pirkėjui Kai į jus kreipiasi klientas, kuris ieško NT, dažniausiai jis turi gana aiškų įsivaizdavimą, kokio NT objekto ieško ir išsako jums savo kriterijus NT objektų atrankai. Greičiausiai jūs (su kolegomis) dirbate su dideliu NT objektų kiekiu, tad norėdami susiaurinti galimai tinkamų NT objektų sąrašą, užduosite klientui papildomų klausimų, išsiaiškinsite, kurie kriterijai privalomi, kurie – tiesiog pageidaujami. Tobuluoju atveju turėsite didelį NT objektų sąrašą ir gana išsamų kliento kriterijų NT objektui sąrašą. Rankiniu būdu ar naudojantis Excel lentelėmis tinkamiausių NT objektų atranka gali būti gana sudėtingas arba lėtas reikalas. Tuo tarpu su TopBroker pirkėjų užklausomis akimirksniu iš tūkstančių objektų atsirinksite tuos keletą, kurie atitinka jūsų kliento kriterijus. Žinoma, tai veiks tik tuo atveju, jei kruopščiai ir išsamiai suvedate NT objektų informaciją, pagrindinius parametrus ir ypatumus bei išnaudojate papildomų laukų teikiamas galimybes. # Naujos užklausos sukūrimas Užklausos kūrimo procesas yra identiškas NT objektų paieškai, tačiau skiriasi tuo, kad suformavę ir išsaugoję pirkėjo užklausą, automatiškai gausite pranešimus el. paštu apie naujus NT objektus, kurie atitinka užklausos kriterijus. Norėdami sukurti naują pirkėjo užklausą, **viršutinėje įrankių juostoje** spauskite **Sukurti naują.** Atsidariusiame lange **sukurkite filtrus** pagal kliento kriterijus, pavyzdžiui: NT objekto tipas – namas, vieta – pageidaujami sostinės rajonai, ploto intervalas – 180–240 kv. m., aukštų skaičius – 2. Sutvarkę paieškos filtrus, sukurkite **paieškai pavadinimą**, pavydžiui, „Namas Barborai Radvilaitei sostinės pakraštyje“. Jei reikia, pridėkite papildomų laukų ir spauskite **Išsaugoti**. Tuomet pateksite į pirkėjo užklausos vidinį puslapį, kur galėsite redaguoti užklausą arba vienu paspaudimu atrinkti visus ją atitinkančius NT objektus ir išsiųsti patrauklius komercinius pasiūlymus susidomėjusiam klientui. # Užklausų sąrašas ir filtravimas TopBroker sistemoje užklausos rūšiuojamos ne pagal alfabetą, o pagal užklausos sukūrimo datą, kad lengviausiai pasiekiamos būtų tos užklausos, su kuriomis aktyviai dirbate šiuo metu. Taip pat reikalingas užklausas lengvai rasite pasinaudoję paieškos filtrais. ### Užklausų filtravimas Jei bendrame užklausų sąraše jums reikia atrasti konkrečią užklausą arba visas užklausas, kurios atitinka tam tikrus kriterijus, galite pagrindiniame užklausų puslapyje pasinaudoti filtrais ir atsirinkti tik jums tinkamas užklausas. Norėdami sukurti **paieškos filtrą**, užklausų puslapyje, dešinėje pusėje spauskite **Sukurti filtrą.**Tuomet išsirinkite iš filtrų sąrašo jums reikalingą filtrą. Pridėjus kiekvieną papildomą filtrą, atkris visos jo neatitinkančios užklausos - sąraše matysite tik tas užklausas, kurios atitinka visus jūsų pasirinktus filtrus. Galite panaikinti nereikalingus filtrus spausdami **x** prie filtro pavadinimo arba paspauskite **Atšaukti**, kad išvalytumėte visus pasirinktus filtrus. ### Išsaugotos paieškos Jei manote, kad pagal tam tikrus filtrus suformuotos paieškos jums prireiks dažnai, spauskite **Išsaugoti***.* Iššokusiame langelyje sukurkite saugomai paieškai**pavadinimą** ir pasirinkite **privatumo nustatymus**: priklausomai nuo to, ar paieška aktuali tik jums, ar jūsų komandai, ar visai įmonei. Tuomet spauskite **Išsaugoti** ir viskas! Paieška atsidurs sąraše **Mano paieškos** ir dabar jums nebereikės kiekvieną kartą iš naujo suvedinėti tų pačių filtrų. Be to, pasirinkę jau išsaugotą paiešką visada galėsite ją pakoreguoti pagal tai, ko reikia konkrečioje situacijoje, pridėdami papildomus filtrus arba pašalindami neaktualius. Kolegų sukurtos paieškos, kurias jie nusprendė padaryti prieinamas ir jums, bus rodomos skyrelyje **Bendrintos paieškos**. Ten pat jūsų kolegos matys paieškas, kurias jūs sukūrėte ir pažymėjote kaip bendrintas arba viešas. \ Pritaikymas praktikoje Užklausų paieškos, ko gero, naudingiausios būtų tais atvejais, kai reikia rasti visas pirkėjų užklausas su žymomis „Skubu“. Arba jei yra sukurtas papildomas laukas „Užklausa aktuali iki…“, galite susikurti ir išsaugoti filtrą „Greitai pasibaigsiančios užklausos“, kuris automatiškai atrinktų užklausas, kurių terminas baigsis per ateinančias 14 dienų. Tai leistų geriau planuoti savo veiksmus: ieškoti NT objekto per papildomus kanalus arba susisiekti su klientu, pasiteirauti, ar dar vis ieško NT objekto, ar jau rado pats, o gal galima pratęsti užklausos terminą. ### Masiniai veiksmai Kartais norėsite sistemoje atrinkti tam tikrus įrašus (kontaktus, NT objektus ar pirkėjų užklausas) tam, kad atliktume vieną veiksmą su visais. Tokiu atveju jums pravers **masiniai veiksmai** – sukūrę paiešką ir atfiltravę visus reikalingus objektus, galėsite vienu paspaudimu pažymėti juos visus ir pritaikyti vieną iš masinių veiksmų. **Bendrinimas** – greitai ir lengvai galite pasidalinti su komanda visais savo privačiais įrašais. Arba padaryti privačiais tik jums aktualius įrašus, atitinkančius bendrus kriterijus. **Pakeisti savininką** – vos keliais mygtuko paspaudimais visus aktualius įrašus galėsite perduoti savo kolegai. **Ištrinti** – galėsite greitai ištrinti iš sistemos nebeaktualius įrašus. Pavyzdžiui, kartą per kelis mėnesius galite atsirinkti įrašus pažymėtus žymomis „nebeaktualu“ arba „trinti“. Tik prieš trindami gerai pagalvokite, ar įrašas tikrai negali praversti ateityje – kad ir po dvidešimties metų. # Pirkėjo užklausos vidinis puslapis Sukūrę pirkėjo užklausą arba paspaudę ant pirkėjo užklausos pavadinimo, pateksite į užklausos vidinį puslapį. Jį sudaro du informacijos blokai: **informacinė juosta** puslapio kairėje ir **įvykių juosta** dešinėje pusėje. **Informacinėje juostoje** matysite pagrindinę su užklausa susijusią informaciją: pavadinimą, užklausos filtrus, savo susikurtus papildomus laukus, darbinius procesus, susijusius kontaktus ir kitus duomenis. Čia yra ta vieta, kur galite redaguoti tiek kontaktinę, tiek su pardavimo tikslais susijusią informaciją. **Įvykių juostą** sudaro dvi dalys – viršuje matysite visus veiksmus, kuriuos galima atlikti su užklausa: komercinius pasiūlymus ir komentarus. Žemiau matysite įvykių srautą – visų jau atliktų arba planuojamų atlikti veiksmų suvestinę. ### Pirkėjo užklausos redagavimas ir kopijavimas Paspaudę ant pirkėjo užklausos pavadinimo, pateksite į užklausos vidinį puslapį. Į jį bet kada galite patekti iš kitų sistemos vietų, paspausdami ant užklausos pavadinimo (pavyzdžiui, susijusių kontaktų ar NT objektų puslapiuose, bendrame pirkėjų užklausų sąraše arba paieškos rezultatuose). Čia galėsite redaguoti užklausos duomenis ir susijusią informaciją – tereikia paspausti **parinkčių mygtuką**, esantį prie užklausos pavadinimo. Tuomet rinkitės **Redaguoti.** Taip pat yra galimybė **kopijuoti** pirkėjų užklausas – tai leis lengvai ir greitai sukurti naują užklausą senos užklausos pagrindu. Nukopijuoti galima **bazinę užklausos informaciją**: pavadinimą, paieškos parametrus ir papildomus laukus. Susiję kontaktai, darbiniai procesai, komerciniai pasiūlymai ir komentarai nebus perkelti į užklausos kopiją. ### NT objektų paieška pagal pirkėjo užklausą Su TopBroker atrinkti pirkėjo užklausą atitinkančius NT objektus ypač paprasta. Užklausos vidiniame puslapyje, **įvykių juostos** viršuje jums automatiškai rodomas laukelis **Tinkami NT objektai**. Atsirinkę tinkamus NT objektus, keliais paspaudimais paruoškite klientui komercinį pasiūlymą. # Užklausimų darbiniai procesai Šiame blokelyje matysite visus su pirkėjo užklausimu susijusius darbinius procesus – kuriame kiekvieno proceso etape esate šiuo metu ir koks artimiausias žingsnis judant galutinio tikslo link. TopBroker sistemoje rasite iš anksto paruoštus šabloninius darbinių procesų tipus. Pavyzdžiui, pirkimo, pardavimo, sutarties pasirašymo procesams ir t. t. Visada galite šiuos šablonus redaguoti pagal save nustatymuose arba susikurti naujus, jums tinkamus. Priklausomai nuo situacijos ir jūsų veiklos pobūdžio, prie vieno užklausimo galima priskirti keletą skirtingų darbinių procesų. Pavyzdžiui, NT objekto pardavimui ir turto vertinimo procedūrai. ### Darbinių procesų nauda Naudodami TopBroker darbinius procesus, galėsite lengviau organizuoti savo darbą. Juk dirbant su dešimtimis ar šimtais klientų ir NT objektų gali būti nelengva susigaudyti, kokiame etape yra kiekvienas jų ir kokie artimiausi veiksmai reikalingi. Be to, jūsų darbo diena ar savaitė susideda iš daugybės darbų, kurie yra pasikartojantys, turintys (ar galintys turėti) aiškius etapus. Naudodami darbinių procesų funkciją labai aiškiai matysite, kuriame etape esate su kiekvienu NT objektu ar pirkėjo užklausa, kada ir kokiais klausimais turite komunikuoti su savo kontaktais bei labai konkrečias užduotis, kurias turite atlikti, kad judėtumėte pirmyn savo tikslų link. Tai tarsi darbų sufleris, kuris neleidžia pamiršti ar suabejoti, ką turite daryti toliau. Skirtingos užduotys susideda iš skirtingų etapų ir žingsnių, be to, procesas gali skirtis priklausomai nuo įmonės veiklos principų, todėl TopBroker sistemos nustatymuose galite susikurti atskirus darbinių procesų šablonus kiekvienam savo veiklos tipui (jeigu reikia įkvėpimo, galite panagrinėti arba naudoti mūsų siūlomus **procesų pavyzdžius**). Sukūrę šabloną, galėsite jį naudoti konkrečių procesų progresui fiksuoti. Visi aktyvūs darbiniai procesai sukrenta į vieną vietą – atskirą puslapį **Darbiniai procesai** (jį rasite kairėje puslapio pusėje esančioje įrankių juostoje). Čia rasite visus savo darbinius procesus, sugrupuotus į aplankus pagal šablonus. Kiekvieno aplanko viduje rasite visų pagal tą šabloną sukurtų darbinių procesų sąrašą, galėsite juos grupuoti pagal etapus. Tai padės planuotis ateities žingsnius, pastebėti strigusius procesus ir nuspręsti, ką su jais daryti, o procesams užsibaigus arba nutrūkus, galėsite paanalizuoti savo darbo kokybę ir atrasti būdų tobulėti. ### Darbinio proceso pridėjimas Norėdami sukurti naują konkretaus sandorio ar tikslo darbinį procesą, eikite į NT objekto, kontakto arba pirkėjo užklausos vidinį puslapį ir informacinėje juostoje susiraskite skiltį **Darbiniai procesai**. Tuomet spauskite **parinkčių mygtuką** ir pasirinkite, ar norite priskirti darbinį procesą pagal jau esamą šabloną, ar sukurti naują. Norėdami priskirti jau egzistuojantį darbinį procesą, spauskite **Ieškoti tarp esamų**, tuomet pasirinkite tinkamą kategoriją (šablono pavadinimą) ir pasirinkite iš jau sukurtų tos kategorijos procesų sąrašo. Jei norite sukurti visiškai naują darbinį procesą pagal egzistuojantį šabloną, spauskite **Sukurti naują**. Iššokusiame langelyje įveskite darbinio proceso **pavadinimą**, **sandorio vertę** (ji gali būti ir nulinė), **pasirinkite tinkamą šabloną** ir **žingsnį**, kuriame esate šiuo metu. Tuomet spauskite
# Užklausos susiję kontaktai Susiję kontaktai gali būti tiek fiziniai, tiek juridiniai asmenys: NT objekto savininkas, valdanti įmonė, tos įmonės darbuotojai, rimtai svarstantys pirkėjai ir t.t. ### Susijusių kontaktų nauda Susijusių kontaktų nauda atsiskleidžia įvykių sraute. Juk dažniausiai dirbama daugiau nei su vienu kontaktu prie tos pačios pirkėjo užklausos. Pavyzdžiui, prie susijusių kontaktų galite pridėti NT objekto savininką ir rimčiausius kandidatus įsigyti NT objektą, galbūt bus aktualu čia priskirti ir notarą, teisininką ar kitus sandorio proceso dalyvius. Kiekvieno iš šių kontaktų vidiniuose puslapiuose (jų įvykių srautuose) atsispindės su šia užklausa susiję veiksmai. ### Pritaikymas praktikoje Įsivaizduokite, kad dirbate su įmone „Pavyzdinė valda“, kuri valdo komercinės paskirties patalpas. Šios įmonės atstovai yra Barbora ir Jogaila. Sistemoje kaip kontaktus įsivedate Barborą, Jogailą ir pačią įmonę „Pavyzdinė valda“. Visus šiuos kontaktus susiejate tarpusavyje. Tuomet nuėję į kontakto „Pavyzdinė valda“ puslapį galėtumėte įvykių sraute matyti viską, kas susiję su įmonės valdomu NT turtu ir tiksliai žinotumėte, kuriais klausimais bendravote su Barbora, o kuriais su Jogaila. Pavyzdžiui, kad su Jogaila susiskambinote ketvirtadienį ir aptarėte, kada atsilaisvina patalpos pirmame aukšte, o su Barbora antradienį pasirašėte sutartį dėl patalpų antrame aukšte. ### Susijusio kontakto pridėjimas Vidiniame pirkėjo užklausos puslapyje susiraskite blokelį **Susiję kontaktai** ir spustelėkite **parinkčių mygtuką**. Jei norite **pridėti susijusį kontaktą**, kuris jau yra jūsų kontaktų sąraše, rinkitės **Ieškoti tarp esamų** ir pažymėkite reikalingą kontaktą. Jei susijusio kontakto dar nėra sistemoje, tuomet rinkitės **Pridėti naują** – iššokusiame lange patogiai galėsite užpildyti visą informaciją, neišeidami iš pagrindinio pirkėjo užklausos puslapio. Jei paspausite ant susijusio kontakto vardo, pateksite į to kontakto vidinį puslapį ir matysite visą sistemoje suvestą informaciją apie jį. Jei kontaktas nebebus aktualus (susijęs), visada galėsite jį ištrinti, paspausdami **x** prie susijusio kontakto vardo.
# Užklausų bendrinimas TopBroker sistemoje galite rinktis, kas matys jūsų sukurtus įrašus: kontaktus, NT objektus, pirkėjų užklausas, darbinius procesus, **užduotis**. Yra trys bendrinimo opcijos: **atviras**, **bendrintas** ir **privatus**. **Atviras** reiškia, kad įrašą matys visi jūsų įmonės darbuotojai, kurie naudojasi TopBroker. **Bendrintas** reiškia, kad matyti ir redaguoti įrašo informaciją gali tik ribotas žmonių skaičius. Juos galėsite pasirinkti iš sistema besinaudojačių savo kolegų sąrašo. **Privatus** reiškia, kad niekas iš sistema besinaudojančių kolegų nematys jūsų sukurto įrašo. # Užklausimo įrašo savininkas Įrašo savininkas – tai TopBroker vartotojas, kuris sukūrė įrašą: kontaktą, NT objektą, pirkėjo užklausą ar darbinį procesą. Jis yra pagrindinis asmuo, atsakingas už konkretų įrašą. Tik įrašo savininkas gali ištrinti savo sukurtą įrašą, nors matyti ir redaguoti įrašą bei atlikti su juo susijusius veiksmus gali visi vartotojai, su kuriais šis įrašas yra bendrinamas. # Užklausimo įvykių srautas Įvykių srautas yra viena vertingiausių TopBroker sistemos dalių. Įvykių srautą galite rasti kiekvieno kontakto arba NT objekto vidiniame puslapyje, pirkėjų užklausų vidiniuose puslapiuose bei jūsų **darbalaukyje**. Čia vienoje (ir tuo metu jums aktualiausioje) vietoje matysite aktualią informaciją, susijusią su pirkėjo užklausa. Įvykių sraute chronologine seka pateikiama informacija apie užklausą atitinkančius komercinius pasiūlymus, taip pat čia rasite ir savo ar kolegų parašytus komentarus. Tačiau didžiausią įvykių srauto naudą pajusite kontakto įvykių sraute, kur galima fiksuoti daugiausia įvykių bei suplaukia informacija iš visų susijusių NT objektų ar kontaktų. ### Kaip duomenys atsiranda įvykių sraute? Su konkrečia pirkėjo užklausa susiję komentarai ir pardavimai bus automatiškai įtraukti į tos užklausos įvykių srautą ir į susijusių kontaktų įvykių srautus. Jei visą svarbią ar vertingą informaciją drausmingai žymėsitės sistemoje, bus lengviau sekti savo darbo su pirkėjo užklausa procesą, o informacija atsispindės ne tik užklausos įvykių sraute, bet ir bus matoma visų su užklausa susijusių kontaktų įvykių srautuose. ### Įvykių filtravimas Čia galite pasirinkti, kokius įvykių tipus norite matyti įvykių sraute: komercinį pasiūlymą arba komentarą. Pasirinkus filtrą, kiti įvykiai bus paslėpti iš įvykių srauto. ### Pritaikymas praktikoje Dirbant su pirkėjų užklausomis ypač svarbu žinoti, kokie NT objektai jau buvo pasiūlyti klientui. Jei siūlote objektą iš savo ar kolegų turimų NT objektų TopBroker sistemoje, per pirkėjo užklausos vidinį puslapį galite išsiųsti komercinius pasiūlymus ir jų istorija atsispindės užklausos ir kontakto (kliento) vidinių puslapių įvykių srautuose. Jei siūlote NT objektą iš kitur (pavyzdžiui, iš NT portalo), tikrai verta tai pasižymėti atskiru komentaru pirkėjo užklausos įvykių sraute. Taip visa informacija bus tvarkingai saugoma vienoje vietoje, jūs nepamiršite, kokie NT objektai jau buvo pasiūlyti klientui ir nepasiūlysite to paties NT objekto du kartus.
# Užklausimo komentaras Kitos TopBroker sistemos dalys, nors ir lanksčios, pateikia rėmus, kokia informacija turėtų būti saugoma. Tuo tarpu **komentarai** yra ta sistemos dalis, kuri jums suteikia visišką laisvę pasižymėti būtent jums aktualią informaciją, kuri visiškai priklauso nuo jūsų darbo specifikos ir metodų. Dar daugiau laisvės suteikia tai, kad komentaro lange galite įkelti failą. ### Pritaikymas praktikoje Pavyzdžių galima prigalvoti daug ir įvairių, bet pateiksime tik keletą tam, kad geriau pajaustumėte, kaip galite išnaudoti šios funkcijos galimybes. Pavyzdžiui, apžiūrėję NT objektą galite pasirašyti sau komentarus apie tai, kokį įspūdį jums paliko objektas, kur matote didžiausius privalumus, kur – galimi trūkumai. Vėliau tai padės geriau pasiruošti susitikimams su potencialiais pirkėjais, o po apžiūrų galėsite pridėti ir NT objektą apžiūrėjusių klientų atsiliepimus. Taip pat komentaruose galite įkelti įvairius failus, susijusius su NT objektu (pavyzdžiui, detaliuosius planus). # Pardavimų sufleris Naudodami TopBroker darbinius procesus, galėsite lengviau organizuoti savo darbą. Juk dirbant su dešimtimis ar šimtais klientų ir NT objektų gali būti nelengva susigaudyti, kokiame etape yra kiekvienas jų ir kokie artimiausi veiksmai reikalingi. Be to, jūsų darbo diena ar savaitė susideda iš daugybės darbų, kurie yra pasikartojantys, turintys (ar galintys turėti) aiškius žingsnius. Naudodami darbinių procesų funkciją labai aiškiai matysite, kuriame etape esate su kiekvienu NT objektu ar pirkėjo užklausa, kada ir kokiais klausimais turite komunikuoti su savo kontaktais bei konkrečius žingsnius, kuriuos turite atlikti, kad judėtumėte pirmyn savo tikslų link. Tai tarsi darbų sufleris, kuris neleidžia pamiršti ar suabejoti, ką turite daryti toliau. Kita darbinių procesų funkcijos nauda – galimybė analizuoti savo darbo rezultatus ir kokybę. ### Pardavimų suflerio pritaikymas praktikoje Darbinius procesus (pardavimo suflerį) galite naudoti bet kokiai savo veiklai, kuri turi aiškią pradžią, konkrečius žingsnius ir galutinį tikslą. Skirtingos užduotys susideda iš skirtingų etapų ir žingsnių, be to, procesas gali skirtis priklausomai nuo įmonės veiklos principų. Pasitelkite vaizduotę, analitiškai pažvelkite į savo darbo dieną, savaitę, mėnesį, metus ir išskirkite pasikartojančius procesus, kuriuos galite išskaidyti į aiškius žingsnius. Jeigu reikia įkvėpimo, pateikiame du pavyzdžius: 1 pavyzdys – **Sutarties ruošimas** * Šablono paruošimas * Sąlygų derinimas * Perdavimas teisininkui * Galutinio varianto derinimas * Sutarties pasirašymas 2 pavyzdys – **Turto vertinimo organizavimas** * Pirminės informacijos surinkimas * Avansinė sąskaita išsiųsta * Vykstama į apžiūrą * Ruošiama vertinimo ataskaita * Turto įvertinimas perduotas klientui * Gautas apmokėjimas Kaip matote, bet kurį procesą galima išskaidyti į konkrečius žingsnius, kurie leidžia pamatuoti progresą. Stambias užduotis, tokias kaip „NT objekto pardavimas“ galite suskaidyti į smulkesnius procesus, kurių kiekvienas turi aiškius tikslus ir žingsnius. Taip užduotys atrodys lengvesnės, o progresas – greitesnis. # Naujo darbinio proceso šablono sukūrimas Prieš pradedant naudotis darbiniais procesais, jums reikia susikurti jums ar jūsų įmonei aktualių **procesų šablonus**. Vėliau juos naudodami galėsite sekti individualius darbinius procesus su konkrečiais kontaktais, NT objektais ar pirkėjų užklausomis. Tai leis sutaupyti daug laiko, nes nebereiks kiekvieną kartą iš naujo galvoti apie darbo eigą ir smulkias užduotis – tereikės tik sekti savo pačių nusistatytais žingsniais tikslų link. Norėdami sukurti darbinio proceso šabloną, **nustatymuose** pasirinkite **Darbiniai procesai** ir pateksite į puslapį, kuriame matysite visus esamus darbinių procesų šablonus. Puslapio viršuje paspauskite mygtuką **Sukurti naują**. Iššokusioje lentelėje įveskite darbinio proceso **pavadinimą** (pavyzdžiui, „Sutarties ruošimas“). Tuomet spauskite **Pridėti žingsnį** ir įrašykite jo pavadinimą (pavyzdžiui, „šablono paruošimas“). Žingsnius galite vesti bet kokia tvarka – nuo pirmo iki paskutinio arba atvirkščiai. Žingsnių eiliškumą galėsite keisti – tiesiog spauskite ant **kryželio simbolio** ir tempkite žingsnio eilutę aukštyn arba žemyn. Kai pozicija tenkina, paleiskite. Šalia žingsnio pavadinimo matysite **procentus** – jie skirti progresui sekti. Galite juos suvesti taip, kaip jums patogiau: žymėti žingsnius pagal tai, kiek trunka juos atlikti, arba priskirti procentinę dalį pagal tai, kiek reikšmingas procesui yra pasirinktas žingsnis. Tai atsispindės kiekviename individualiame darbiniame procese ir leis jums vizualiai matyti, kaip artėjate prie tikslo. Taip pat matysite pasirinkimus **Laimėta** ir **Pralaimėta** – jie skirti rezultatui apibūdinti. **Laimėta** reiškia, kad pasiekėte savo tikslą, **Pralaimėta** – kad procesas nutrūko. Galite įsivesti keletą skirtingų **Pralaimėta** variantų, kad vėliau galėtumėte įvertinti, dėl kokių priežasčių dažniausiai nepavyksta pasiekti tikslo. Taip pat galite žingsnius žymėti **skirtingomis spalvomis** – jas matysite darbinių procesų puslapyje, **pasirinkę lentelės vaizdą**, o toliau jau jūsų fantazijos reikalas, kaip jas naudoti. Jei kartais atrodo painu, tikimės, kad padės konkretus pavyzdys, kaip galėtų atrodyti sutarties ruošimo procesas: Pavyzdys: **Sutarties ruošimas** * Šablono paruošimas (20%) * Sąlygų derinimas (60%) * Perdavimas teisininkui (70%) * Galutinio varianto derinimas (80%) * Sutarties pasirašymas (Laimėta) * Nesusitarta dėl abiems pusėms priimtinų sąlygų (Pralaimėta) * Klientas apsigalvojo (Pralaimėta) Sukūrę šabloną, galėsite jį naudoti konkrečių procesų progresui fiksuoti. Visi aktyvūs darbiniai procesai sukrenta į vieną vietą – atskirą puslapį Darbiniai procesai (jį rasite kairėje puslapio pusėje esančioje įrankių juostoje). Čia rasite visus savo darbinius procesus, sugrupuotus į aplankus pagal **šablonus**. Kiekvieno aplanko viduje rasite visų pagal tą šabloną sukurtų **darbinių procesų sąrašą**, galėsite juos grupuoti pagal etapus. Tai padės planuotis ateities žingsnius, pastebėti strigusius procesus ir nuspręsti, ką su jais daryti, o procesams užsibaigus arba nutrūkus, galėsite paanalizuoti savo darbo kokybę ir atrasti būdų tobulėti. **Darbinio šablono redagavimas** Greičiausiai pradėję taikyti darbinio proceso šabloną praktikoje pajusite poreikį šabloną **paredaguoti**: pridėti ar panaikinti tam tikrus žingsnius, pakoreguoti jų pavadinimus arba praplėsti pasirinkimus, kodėl procesas nutrūko. Tai visada galite padaryti nustatymuose paspaudę **Darbiniai procesai**. Jums bus atidarytas visų darbinių **šablonų sąrašas**, iškart matysite kiekvieną šabloną sudarančius žingsnius. Norėdami ištrinti visą šabloną, spauskite prie jo esantį **parinkčių mygtuką** ir matysite opciją **Ištrinti**. Jei norite redaguoti, tiesiog paspauskite ant pasirinkto šablono ir iššokusioje lentelėje galėsite keisti žingsnių aprašymus, procentinę dalį, eiliškumą, spalvas bei ištrinti arba pridėti papildomus žingsnius. Viršuje esantis paieškos laukelis padės greitai rasti reikalingą šabloną pagal jo pavadinimą. Tai yra patogu, turint ilgą darbinių procesų šablonų sąrašą.
# Darbinių procesų sąrašas ir filtravimas Dešinėje pusėje esančioje įrankių juostoje paspaudę ant **piltuvėlio simbolio**, pateksite į **darbinių procesų puslapį**. Čia matysite visus savo darbinių procesų tipus (blokelius su **šablonų pavadinimais**). Paspaudę ant kurio nors blokelio, atsidarysite visų pagal pasirinktą šabloną sukurtų **darbinių procesų sąrašą**. Puslapio viršutinėje dalyje matysite užrašą **Rodyti** ir du pasirinkimus, kaip bus atvaizduojami darbiniai procesai: **sąrašas** arba **lentelė**. **Pirmasis pasirinkimas: sąrašas** Čia vaizdas bus toks pats, kaip kontaktų, NT objektų ar pirkėjų užklausų puslapiuose. Identiškai kaip ir kituose puslapiuose, darbiniai procesai pateikiami ne abėcėlės tvarka, o chronologiškai – sąrašo viršuje matysite „šviežiausius“ procesus, su kuriais dirbate šiuo metu, t. y., neseniai juos sukūrėte arba pakeitėte žingsnį. Šis pasirinkimas geriausias tuomet, kai dirbate su dideliu kiekių darbinių procesų vienu metu (po kelias dešimtis procesų kiekviename žingsnyje) arba kai reikia atlikti paiešką pagal konkretų žingsnį ar papildomų laukų kriterijus. **Antrasis pasirinkimas: kortelių lenta** Čia vaizdas bus visiškai kitoks nei sąraše. Matysite lentelę, kur visi darbiniai procesai bus **sugrupuoti pagal žingsnius** – tai leis pažvelgti į savo darbą tarsi iš paukščio skrydžio, pamatyti bendrą vaizdą ir bendrą progresą, o ne tik individualius darbinius procesus. Šis vaizdas labai tinkamas naudoti susirinkimų metu, kai norite kartu su kolegomis planuoti savo komandinius veiksmus. Taip pat čia galėsite pasitikrinti, ar nepamiršote pakeisti žingsnių darbo eigoje (pavyzdžiui, aprodėte NT objektą, tuomet laukėte kliento atsakymo, o vėliau pamiršote pažymėti sistemoje, kad klientas po apžiūros atkrito). Jei matote, kad kuris nors žingsnis neteisingas, tiesiog spauskite ant jo ir neatleisdami pertempkite į kitą proceso etapą. ### Darbinių procesų filtravimas Pasirinkę **sąrašo vaizdą**, galėsite atlikti konkretaus darbinio **proceso paiešką**. Puslapio dešinėje pusėje matysite blokelį **Paieška**. Spauskite **Nauja paieška**, tuomet – **Pasirinkti filtrus** ir iš filtrų sąrašo išsirinkite jums aktualius. Filtrų galite pridėti tiek, kiek jums reikia, kad rastumėte būtent tai, ko ieškote. Pridėjus kiekvieną papildomą filtrą prie tos pačios paieškos, atkris visi jo neatitinkantys darbiniai procesai – sąraše matysite tik tuos procesus, kurie atitinka visus jūsų pasirinktus filtrus. Galite panaikinti nereikalingus filtrus spausdami **x** prie filtro pavadinimo arba paspauskite **Atšaukti**, kad išvalytumėte visus pasirinktus filtrus. #### Išsaugotos paieškos Jei manote, kad pagal tam tikrus filtrus suformuotos paieškos jums prireiks dažnai, spauskite **Išsaugoti***.* Iššokusiame langelyje sukurkite saugomai paieškai **pavadinimą** ir pasirinkite **privatumo nustatymu**s: priklausomai nuo to, ar paieška aktuali tik jums, ar jūsų komandai, ar visai įmonei. Tuomet spauskite **Išsaugoti** ir viskas! Paieška atsidurs sąraše **Mano paieškos** ir dabar jums nebereikės kiekvieną kartą iš naujo suvedinėti tų pačių filtrų. Be to, pasirinkę jau išsaugotą paiešką visada galėsite ją pakoreguoti pagal tai, ko reikia konkrečioje situacijoje, pridėdami papildomus filtrus arba pašalindami neaktualius. Kolegų sukurtos paieškos, kurias jie nusprendė padaryti prieinamas ir jums, bus rodomos skyrelyje **Bendrintos paieškos**. Ten pat jūsų kolegos matys paieškas, kurias jūs sukūrėte ir pažymėjote kaip bendrintas arba viešas. #### **Pritaikymas praktikoje** Kaip ir minėjome, sąrašo vaizdas ir darbinių procesų filtravimas naudingiausi tuomet, kai dirbate su itin dideliu kiekiu procesų. Tuomet gali būti sunku organizuoti ir efektyviai planuoti savo veiklą, tad paiešką galite pasitelkti prioritetų nustatymui. Pavyzdžiui, jei susikūrėte papildomą lauką, kuriame įrašote terminą, iki kada turi užsibaigti darbinis procesas, galite susirasti „degančius“ procesus, kurių terminas jau eina į pabaigą. Arba galite atsirinkti tik tuos procesus, kurių sandorio vertė didžiausia ir pažiūrėti, ką reikia padaryti, kad pasistūmėtumėte arčiau pelningesnių komisinių. ### Masiniai veiksmai Kartais norėsite sistemoje atrinkti tam tikrus įrašus (kontaktus, NT objektus ar pirkėjų užklausas) tam, kad atliktume vieną veiksmą su visais. Tokiu atveju jums pravers masiniai veiksmai – sukūrę paiešką ir atfiltravę visus reikalingus objektus, galėsite vienu paspaudimu pažymėti juos visus ir pritaikyti vieną iš masinių veiksmų. **Bendrinimas** – greitai ir lengvai galite pasidalinti su komanda visais savo privačiais įrašais. Arba padaryti privačiais tik jums aktualius įrašus, atitinkančius bendrus kriterijus. **Pakeisti savininką** – vos keliais mygtuko paspaudimais visus aktualius įrašus galėsite perduoti savo kolegai. **Ištrinti** – galėsite greitai ištrinti iš sistemos nebeaktualius įrašus. Pavyzdžiui, kartą per kelis mėnesius galite atsirinkti įrašus pažymėtus žymomis „nebeaktualu“ arba „trinti“. Tik prieš trindami gerai pagalvokite, ar įrašas tikrai negali praversti ateityje – kad ir po dvidešimties metų.
# Naujo darbinio proceso sukūrimas Susikūrę darbinių procesų šablonus ir žinodami, kaip veikia darbinių procesų puslapis, tikriausiai nekantraujate išbandyti visa tai praktikoje. Darbinius procesus galite sukurti dviem būdais. Pirmasis būdas – eiti į aktualaus NT objekto, kontakto arba pirkėjo užklausos vidinį puslapį ir **informacinėje juostoje** esančiame blokelyje **Darbiniai procesai** spausti **parinkčių mygtuką**. Norėdami priskirti jau egzistuojantį darbinį procesą, rinkitės opciją **Ieškoti tarp esamų**, tuomet pasirinkite tinkamą kategoriją (**šablono pavadinimą**) ir pasirinkite iš jau sukurtų tos kategorijos procesų sąrašo. Jei norite sukurti visiškai naują darbinį procesą pagal egzistuojantį šabloną, spauskite **Sukurti naują**. Iššokusiame langelyje įveskite darbinio proceso **pavadinimą**, **sandorio vertę** (ji gali būti ir nulinė), pasirinkite tinkamą **šabloną ir žingsnį**, kuriame esate šiuo metu. Tuomet spauskite **Išsaugoti**. Antras būdas – puslapyje **Darbiniai procesai** paspausti tinkamą darbinio proceso šabloną ir [vidiniame šablono puslapyje](https://gidas.topbroker.lt/darbiniai-procesai/#darbinio-proceso-vidinis-puslapis), viršutinėje juostoje, spausti **Sukurti naują**(priskirti esamo čia negalėsite – visi esami darbiniai procesai jau ir taip matomi šiame puslapyje). Turbūt dažniausiai naudositės pirmuoju būdu, tačiau antrasis gali praversti tuomet, kai darbe susiduriate su rutininiais procesais, kurie niekaip nesusiję su konkrečiais klientais ar NT objektais (pavyzdžiui, kartą per mėnesį peržiūrėti NT objektų duomenų bazę ir atrasti nejudančius iš vietos NT objektus arba peržiūrėti kontaktų sąrašą ieškant naujų galimybių). # Darbinio proceso vidinis puslapis Paspaudę ant darbinio **proceso pavadinimo**, pateksite į to **proceso vidinį puslapį**. Į jį bet kada galite patekti iš kitų sistemos vietų, paspausdami ant užklausos pavadinimo (pavyzdžiui, susijusių kontaktų ar NT objektų puslapiuose, bendrame pirkėjų užklausų sąraše arba paieškos rezultatuose). Vidinį puslapį sudaro du informacijos blokai: **informacinė juosta** puslapio kairėje ir **įvykių juosta** dešinėje pusėje. **Informacinėje juostoje** matysite pagrindinę su darbiniu procesu susijusią informaciją: susijusius kontaktus, NT objektus, užklausas ir kitus duomenis. Čia yra ta vieta, kur galite redaguoti su darbiniu procesu susijusią informaciją. **Įvykių juostą** sudaro dvi dalys – aukščiau galėsite pakeisti darbinio proceso žingsnį arba pridėti komentarą. Žemiau matysite įvykių srautą – visų su pardavimų procesu susijusių veiksmų suvestinę. ### Darbinio proceso redagavimas ir kopijavimas Vidiniame darbinio proceso puslapyje galėsite **redaguoti** tam tikrus darbinio proceso duomenis: **pavadinimą**, **sandorio vertę** ir **papildomus laukus** (žingsnių redaguoti negalėsite, tam reikia paredaguoti patį darbinio proceso šabloną). Norėdami redaguoti informaciją, spauskite **parinkčių mygtuką**, esantį prie darbinio proceso pavadinimo ir rinkitės **Redaguoti**. Taip pat galite **ištrinti darbinį procesą**(su kontaktais, NT objektais ar pirkėjų užklausomis atlikti veiksmai dėl to nedings iš sistemos, bus matomi kontakto, NT objekto ar užklausos vidiniuose puslapiuose). Taip pat yra galimybė kopijuoti darbinius procesus – tai leis lengvai ir greitai sukurti naują procesą seno proceso pagrindu. Nukopijuoti galima tik pagrindinę informaciją: pavadinimą, sandorio vertę ir papildomus laukus, automatiškai bus pritaikytas tas pats darbinių procesų šablonas. Susiję kontaktai, objektai, apžiūros ir užduotys nebus perkelti į darbinio proceso kopiją.
# Susiję Kontaktai Susiję kontaktai gali būti tiek fiziniai, tiek juridiniai asmenys: NT objekto savininkas, valdanti įmonė, tos įmonės darbuotojai, rimtai svarstantys pirkėjai ir t. t. ### Susijusių kontaktų nauda Susijusių kontaktų nauda atsiskleidžia įvykių sraute. Juk dažniausiai siekiant tikslo dirbama daugiau nei su vienu kontaktu. Pavyzdžiui, prie susijusių kontaktų galite pridėti NT objekto savininką ir rimčiausius kandidatus įsigyti NT objektą, galbūt bus aktualu čia priskirti ir notarą, teisininką ar kitus sandorio proceso dalyvius. Kiekvieno iš šių kontaktų vidiniuose puslapiuose (jų įvykių srautuose) atsispindės su darbiniu procesu susiję veiksmai, o su kontaktais susiję veiksmai atsispindės darbinio proceso įvykių sraute. ### Susijusio kontakto pridėjimas Vidiniame darbinio proceso puslapyje, **informacinėje juostoje**, susiraskite blokelį **Susiję kontaktai** ir spustelėkite **parinkčių mygtuką**. Jei norite pridėti susijusį kontaktą, kuris jau yra jūsų kontaktų sąraše, rinkitės **Ieškoti tarp esamų** ir pažymėkite reikalingą kontaktą. Jei susijusio kontakto dar nėra sistemoje, tuomet rinkitės **Pridėti naują** – iššokusiame lange patogiai galėsite užpildyti visą informaciją, neišeidami iš pagrindinio kontakto puslapio. Jei paspausite ant susijusio kontakto vardo, pateksite į to kontakto vidinį puslapį ir matysite visą sistemoje suvestą informaciją apie jį. Jei kontaktas nebebus aktualus (susijęs), visada galėsite jį ištrinti, paspausdami **x** prie susijusio kontakto vardo. ### Pritaikymas praktikoje Įsivaizduokite, kad derinate sutarties dėl NT objekto pirkimo pasirašymą. Prie proceso turite tris susijusius kontaktus: NT objekto pirkėją, NT objekto savininką ir teisininką, kuris derina sutarties sąlygas. Užėję į darbinio proceso vidinį puslapį, matote, koks kitas žingsnis ir jei reikia susisiekti su kuriuo nors asmeniu ir jį paraginti ar pasitikslinti dėl proceso eigos, spaudžiate ant susijusio kontakto, iškart patenkate į jo vidinį puslapį, kur arba matote jo telefono numerį, arba (jei prie sistemos esate prisijungęs telefone) galite vienu mygtuko paspaudimu paskambinti reikalingam asmeniui. Po skambučio parašote komentarą to asmens kontakto puslapyje, komentaras nugula ir kontakto, ir darbinio proceso įvykių srautuose. Greita, paprasta ir patogu. # NT objektai Didžioji dalis jūsų darbinių procesų bus susijusi su konkrečiais NT objektais. Pridėkite juos prie darbinio proceso, kad bet kada vienu mygtuko paspaudimu galėtumėte patekti į aktualaus NT objekto vidinį puslapį ir jame esančią išsamią NT objekto informaciją. Taip pat darbinio proceso įvykių sraute atsispindės su NT objektu susiję įvykiai. ### NT objekto pridėjimas Vidiniame darbinio proceso puslapyje, **informacinėje juostoje**, susiraskite blokelį **NT objektai** ir spustelėkite **parinkčių mygtuką**. Jei norite pridėti jau sistemoje sukurtą NT objektą, rinkitės **Ieškoti tarp esamų** ir pažymėkite reikalingą kontaktą. Jei NT objekto dar nėra sistemoje, tuomet rinkitės **Pridėti naują** – iššokusiame lange patogiai galėsite užpildyti visą informaciją, neišeidami iš kontakto puslapio. Jei paspausite ant NT objekto pavadinimo, pateksite į to objekto vidinį puslapį ir matysite visą sistemoje suvestą informaciją apie jį. Nebereikalingą NT objektą visada galėsite ištrinti, paspausdami **x** prie NT objekto pavadinimo. Pats susijęs NT objektas nebus ištrintas iš sistemos, tik sąsaja tarp kontakto ir NT objekto. ### Pritaikymas praktikoje Įsivaizduokite, kad dirbate su procesu „NT objekto pardavimas“. Kitas žingsnis šiame procese – paskambinti galimiems interesantams. Kompiuteryje spaudžiate ant NT objekto pavadinimo, o telefone – ant susijusio kontakto (rimtai svarstančio pirkėjo) ir tiesiai iš kontakto vidinio puslapio skambinate interesantui. Kalbėdami su kontaktu, kompiuterio ekrane matysite visą informaciją apie NT objektą, o skambučio pabaigoje vienu mygtuko paspaudimu galėsite grįžti į darbinio proceso puslapį ir pakeisti žingsnį, jei skambutis buvo sėkmingas arba parašyti komentarą, jei skambučio metu buvo pasakyta kas nors reikšmingo.
# Pirkėjų užklausos Kai klientas nori, kad padėtumėte jam rasti tinkamą NT objektą, jūs pradedate dirbti nuo pradinių kliento kriterijų ieškomam objektui. Kaip klientas formuluotų savo užklausą bet kuriame NT portale, taip ir jūs sistemoje galite susivesti kliento pageidaujamus kriterijus NT turtui. Tai padės lengvai ir greitai rasti visiškai kliento kriterijams atitinkančius arba labai panašius objektus, esančius TopBroker sistemoje – formuojant pirkėjo užklausą, sistema atrinks ją atitinkančius objektus ir atsiųs jums į el. pašto dėžutę. ### Pirkėjų užklausos pridėjimas Norėdami pridėti pirkėjo užklausą, eikite į darbinio proceso vidinį puslapį ir **informacinėje juostoje** susiraskite skiltį **Pirkėjo užklausos**. Tuomet spauskite **parinkčių mygtuką** ir pasirinkite, ar priskirti jau suformuotą pirkėjo užklausą, ar sukurti naują. Norėdami priskirti jau suformuotą pirkėjo užklausą, spauskite **Ieškoti tarp esamų** ir pasirinkite užklausą iš sąrašo. Kitu atveju spauskite **Sukurti naują**, tuomet suveskite tinkamus filtrus ir spauskite **Išsaugoti**. # Bendrinimas TopBroker sistemoje galite rinktis, kas matys jūsų sukurtus įrašus: kontaktus, NT objektus, pirkėjų užklausas, darbinius procesus, užduotis. Yra trys bendrinimo opcijos: **atviras**, **bendrintas** ir **privatus**. **Atviras** reiškia, kad įrašą matys visi jūsų įmonės darbuotojai, kurie naudojasi TopBroker. **Bendrintas** reiškia, kad matyti ir redaguoti įrašo informaciją gali tik ribotas žmonių skaičius. Juos galėsite pasirinkti iš sistema besinaudojačių savo kolegų sąrašo. **Privatus** reiškia, kad niekas iš sistema besinaudojančių kolegų nematys jūsų sukurto įrašo. # Įrašo savininkas Įrašo savininkas – tai TopBroker vartotojas, kuris sukūrė įrašą: kontaktą, NT objektą, pirkėjo užklausą ar darbinį procesą. Jis yra pagrindinis asmuo, atsakingas už konkretų įrašą. Tik įrašo savininkas gali ištrinti savo sukurtą įrašą, nors matyti ir redaguoti įrašą bei atlikti su juo susijusius veiksmus gali visi vartotojai, su kuriais šis įrašas yra bendrinamas.
# Įvykių srautas Įvykių srautas yra viena vertingiausių TopBroker sistemos dalių. Įvykių srautą galite rasti kiekvieno kontakto arba NT objekto vidiniame puslapyje, pirkėjų užklausų ir darbinių procesų vidiniuose puslapiuose bei jūsų darbalaukyje. Čia vienoje (ir tuo metu jums aktualiausioje) vietoje matysite aktualią informaciją, susijusią su pirkėjo užklausa. Įvykių sraute chronologine seka pateikiama informacija apie užklausą atitinkančius komercinius pasiūlymus, taip pat čia rasite ir savo ar kolegų parašytus komentarus. ### Kaip duomenys atsiranda įvykių sraute? Pakeisti žingsniai ir jūsų komentarai bus automatiškai įtraukti į įvykių srautą. Taip pat į jį suplauks informacija iš susijusių kontaktų, NT objektų, pirkėjų užklausųįvykių srautų. Jei visą svarbią ar vertingą informaciją drausmingai žymėsitės sistemoje, jums daugiau nebereikės sukti galvos, bandant atsiminti, kas įvyko kiekvieno darbinio proceso eigoje. Visada matysite, ne tik tai, koks žingsnis jūsų laukia toliau, bet ir, pavyzdžiui, kodėl procesas užstrigo viename ar kitame žingsnyje. Turėsite prieš akis pilną vaizdą, o tai leis priimti geresnius sprendimus per trumpesnį laiko tarpą. ### Įvykių filtravimas Jei prireiks greitai atrasti konkretų įvykį, galėsite pasinaudoti filtrais, kurie atrinks tik jums aktualią informaciją: žingsnį, komercinį pasiūlymą, el. laišką, skambutį, susitikimą, apžiūrą, užduotį, sutartį, pardavimą arba komentarą. Pasirinkus filtrą, kiti įvykiai bus paslėpti iš įvykių srauto. ### Pritaikymas praktikoje Įsivaizduokime, kad jūs dirbate prie sutarties paruošimo proceso. Kitas žingsnis – perduoti sutartį teisininkui, tačiau prieš siunčiant jums reikia įsitikinti, kad surašėte visus pakeitimus, kuriuos reikia padaryti. Pasirenkate filtrą *El. laiškas* ir vienoje vietoje turite visus susirašinėjimus tiek su pirkėju, tiek su pardavėju (arba jų atstovais). Taip lengvai peržiūrėsite visus sutartį liečiančius susirašinėjimus. Arba, jeigu svarbiausią informaciją apie derinamas sutarties sąlygas iš susirašinėjimų susirašote komentaruose, tuomet galite filtruoti tik komentarus. Bet kuriuo atveju tai bus daug lengvesnis kelias nei ieškoti susirašinėjimų savo el. pašto dėžutėje rankiniu būdu. # Komentaras Kitos TopBroker sistemos dalys, nors ir lanksčios, pateikia rėmus, kokia informacija turėtų būti saugoma. Tuo tarpu komentarai yra ta sistemos dalis, kuri jums suteikia visišką laisvę pasižymėti būtent jums aktualią informaciją, kuri visiškai priklauso nuo jūsų darbo specifikos ir metodų. Dar daugiau laisvės suteikia tai, kad komentaro lange galite įkelti failą. ### Pritaikymas praktikoje Pavyzdžių galima prigalvoti daug ir įvairių, bet pateiksime tik keletą tam, kad geriau pajaustumėte, kaip galite išnaudoti šios funkcijos galimybes. Priklausomai nuo darbinio proceso pobūdžio, galite norėti užfiksuoti skirtingą informaciją. Pavyzdžiui, derinant sutartį, gali praversti derybų eigoje komentaruose pasižymėti jau pasiektus susitarimus, kad vėliau pasinaudoję filtrais visus juos turėtumėte vienoje vietoje. Jei procesas – darbas su pirkėjo užklausa, galite komentaruose žymėtis pačios užklausos korekcijas. Pavyzdžiui, jeigu pagal visus kliento kriterijus NT objekto nerandate ir susitariate, kad kažkuris kriterijus (pavyzdžiui, atstumas iki viešojo transporto stotelės) klientui visgi nėra gyvybiškai svarbus, komentare galite pasižymėti: panaikintas kriterijus „max 500 m iki viešojo transporto stotelės“. # Užduotys Užduotys (arba vadinamieji *to-do*) – dar viena priemonė, padėsianti jums valdyti savo darbų srautą. Dalį darbų galite planuotis per kontakto įvykių srautą(pavyzdžiui, NT objekto apžiūras, skambučius, susitikimus), o visus darbus, kurie netelpa į kokio nors įvykio rėmus, galėsite fiksuoti užduočių pagalba. Gali būti, kad jau naudojate kokį nors kitą įrankį darbams ir priminimams susirašyti, tad kam jums reikalingas dar vienas? Visų pirma, daug patogiau, kai viską, ko reikia darbui, turite vienoje vietoje. Be to, lyginant su kitais įrankiais, TopBroker užduotys pranašesnės tuo, kad turi daugiau funkcijų už papratą *to-do* sąrašą, taip pat galėsite jas susieti su bet kuriuo sistemos įrašu – tai suteiks užduočiai labai aiškų kontekstą ir leis greitai pasiekti aktualią informaciją, taip pat užduotis bus matoma bet kurio susijusio įrašo vidiniame puslapyje ir galės būti **pažymėta kaip atlikta** iš bet kurios sistemos vietos. Pavyzdžiui, užduotį „Paruošti sutartį“ susieję su konkrečiu kontaktu ir NT objektu, vienu paspaudimu galėsite iš užduoties patekti į kontakto ar NT objekto puslapį, kur rasite sutarčiai aktualią informaciją.
# Naujos užduoties sukūrimas Užduotis galite kurti trimis būdais: per užduočių modulį, per kitų modulų vidinius puslapius arba per kalendorių. Pirmasis būdas – eiti į puslapį **Užduotys** ir viršutinėje juostoje, spausti **Sukurti naują**. \ Antrasis būdas – eiti į aktualaus kontakto, NT objekto, darbinio proceso arba pirkėjo užklausos vidinį puslapį ir **informacinėje juostoje** esančiame blokelyje **Užduotys** spausti **parinkčių mygtuką**. Norėdami priskirti egzistuojančią užduotį, rinkitės opciją **Ieškoti tarp esamų** ir pasirinkite iš jau sukurtų užduočių sąrašo. Jei norite sukurti visiškai naują užduotį, spauskite **Sukurti naują.** Trečiasis būdas – eiti į puslapį **Kalendorius**. Iššokusiame naujos užduoties langelyje įveskite **užduoties pavadinimą**, taip pat galite pridėti ir išsamesnį **užduoties aprašymą**. Tuomet rekomenduojame pasirinkite **užduoties pradžios laiką**, jei užduotį reikės atlikti vėliau, ir **pabaigos laiką**, jei užduotis turi konkretų terminą. Galite **nusistatyti priminimus** – jie ateis jums į el. paštą, o jei TopBroker paskyra bus sujungta su Google, gausite ir iššokančius priminimus (*notifications*). Jei darbas kartojasi, galite nustatyti užduoties pasikartojimo intervalą, kad nereikėtų kiekvieną kartą iš naujo rankiniu būdu kurti tos pačios užduoties. Tuomet spauskite **Išsaugoti**. ### Priminimai apie užduotis Jei aktyviai naudositės užduotimis, kiekvieną rytą gausite laišką į savo el. pašto dėžutę su artimiausiais darbais. Jame bus surašyta, kokios užduotys jūsų laukia šiandien, kokių darbų terminas artėja į pabaigą. Taip pat matysite vėluojančias užduotis, kurios sistemoje nepažymėtos kaip atliktos, nors pabaigos laikas jau praėjęs. Į šį sąrašą bus įtrauktos ir kolegų sukurtos, su jumis **bendrintos užduotys**. Į rytinį laišką bus įtrauktos tik tos užduotys, kurios turi nurodytus **užbaigimo terminus**. Užduotys be nustatyto pabaigos laiko į laišką nebus įtraukiamos. Užduotys su pabaigos laiku į rytinį laišką su laukiančiais darbais bus įtraukiamos nepriklausomai nuo to, ar pažymėjote norą gauti priminimus. Jei kurdami užduotį nustatėte priminimo laiką, būtent tuo metu jums bus išsiųstas atskiras laiškas ir, jei paskyra sujungta su Google, iššokantis priminimas (*notification*) apie vieną konkrečią užduotį. ### Papildomi laukai TopBroker sistemoje yra daug iš anksto paruoštų laukų informacijos pildymui, tačiau žinome, kad kiekvienas NT pardavėjas turi savo darbo stilių ir individualių poreikių. Todėl TopBroker sistemoje galite susikurti papildomus laukus – būtent tokius, kokie reikalingi jums. Pavyzdžiui, galite susikurti papildomą lauką „Prioritetas“ ir skirstyti užduotis pagal svarbą. Daugiau informacijos apie papildomus laukus rasite prie **nustatymų**, skyrelyje **Papildomi laukai**. # Užduočių sąrašas ir filtravimas TopBroker sistemoje užduotys rūšiuojamos ne pagal alfabetą, o pagal užduoties sukūrimo laiką. Paspaudę ant **Data** galėsite pasirinkti, ar pirma norite matyti seniausiai sukurtas užduotis, ar šviežiausias. Taip pat konkrečias užduotis lengvai rasite pasinaudoję **paieškos filtrais**. ### Užduočių filtravimas Jei jūsų užduočių sąrašas ilgas ir norite atrasti konkrečią užduotį arba visas užduotis, kurios atitinka tam tikrus kriterijus, galite pagrindiniame užduočių puslapyje pasinaudoti filtrais ir atsirinkti kriterijus atitinkančias užduotis. Norėdami sukurti paieškos filtrą, **užduočių puslapyje**, dešinėje pusėje spauskite **Sukurti filtrą**. Tuomet išsirinkite iš filtrų sąrašo jums reikalingą filtrą. Pridėjus kiekvieną papildomą filtrą, atkris visos jo neatitinkančios užduotys – sąraše matysite tik tas užduotis, kurios atitinka visus jūsų pasirinktus filtrus. Galite panaikinti nereikalingus filtrus spausdami **x** prie filtro pavadinimo arba paspauskite, kad išvalytumėte visus pasirinktus filtrus. ### Išsaugotos paieškos Jei manote, kad pagal tam tikrus filtrus suformuotos paieškos jums prireiks dažnai, spauskite **Išsaugoti***.* Iššokusiame langelyje sukurkite **saugomai paieškai pavadinimą** ir pasirinkite **privatumo nustatymus**: priklausomai nuo to, ar paieška aktuali tik jums, ar jūsų komandai, ar visai įmonei. Tuomet spauskite **Išsaugoti** ir viskas! Paieška atsidurs sąraše **Mano paieškos** ir dabar jums nebereikės kiekvieną kartą iš naujo suvedinėti tų pačių filtrų. Be to, pasirinkę jau išsaugotą paiešką visada galėsite ją pakoreguoti pagal tai, ko reikia konkrečioje situacijoje, pridėdami papildomus filtrus arba pašalindami neaktualius. Kolegų sukurtos paieškos, kurias jie nusprendė padaryti prieinamas ir jums, bus rodomos skyrelyje **Bendrintos paieškos**. Ten pat jūsų kolegos matys paieškas, kurias jūs sukūrėte ir pažymėjote kaip bendrintas arba viešas. ### Pritaikymas praktikoje Jei aktyviai naudosite užduotis savo darbams planuoti, greičiausiai jų sąrašas bus itin ilgas. Kadangi užduotis galima bendrinti ir su kolegomis.. Kadangi sąraše matysite ir atliktas, ir dar neatliktas užduotis, galite suskurti ir išsaugoti filtrus užduotims pagal statusą (atlikta/neatlika), taip galėsite iš sąrašo paslėpti visas jau atliktas užduotis. ### Masiniai veiksmai Kartais norėsite sąraše atrinkti tam tikrus įrašus (užduotis, kontaktus, NT objektus ar kt.) tam, kad atliktume vieną veiksmą su visais kriterijus atitinkančiais įrašais. Tokiu atveju jums pravers **masiniai veiksmai** – sukūrę paiešką ir atfiltravę visus reikalingus įrašus, galėsite vienu paspaudimu pažymėti juos visus ir pritaikyti vieną iš masinių veiksmų. **Bendrinimas** – greitai ir lengvai galite pasidalinti su komanda visais savo privačiais įrašais. Arba padaryti privačiais tik jums aktualius įrašus, atitinkančius paieškos kriterijus. **Pakeisti savininką** – vos keliais mygtuko paspaudimais visus aktualius įrašus galėsite perduoti savo kolegai. **Ištrinti** – galėsite greitai ištrinti iš sistemos nebeaktualius įrašus. Pavyzdžiui, vienu paspaudimu pažymėti ir ištrinti visas atliktas užduotis. Tik prieš trindami gerai pagalvokite, ar įrašas tikrai negali praversti ateityje, ar jums tikrai negali reikėti patikrinti, ar kažkokia užduotis buvo atlikta, ar išvis nebuvo sukurta. # Užduoties vidinis puslapis Sukūrę užduotį arba paspaudę ant užduoties pavadinimo, pateksite į užduoties vidinį puslapį. Jį sudaro du informacijos blokai: **informacinė juosta** puslapio kairėje ir **įvykių juosta** dešinėje pusėje. **Informacinėje juostoje** matysite bazinę užduoties informaciją (pavadinimą, aprašymą, terminus ir kt.), susijusius įrašus, bendrinimą ir kitus duomenis. Čia yra ta vieta, kur galite redaguoti su užduotimi susijusią informaciją. **Įvykių juostą** sudaro dvi dalys – viršuje matysite laukelį, kuriame galėsite rašyti komentarus. Žemiau matysite įvykių srautą – visų anksčiau parašytų komentarų suvestinę. Tai ypač naudinga, jei užduotis bendrinta su kolegomis, nes čia galėsite vieni kitiems surašyti pastabas, susijusias su užduoties vykdymu. ### Užduoties redagavimas ir kopijavimas Sukūrę užduotį ar paspaudę ant užduoties pavadinimo, pateksite į užklausos vidinį puslapį. Į jį bet kada galite patekti iš kitų sistemos vietų, paspausdami ant užduoties pavadinimo (pavyzdžiui, susijusių kontaktų ar NT objektų puslapiuose, bendrame užduočių sąraše arba paieškos rezultatuose). Čia galėsite redaguoti užduotį – tereikia paspausti **parinkčių mygtuką**, esantį prie pavadinimo ir pasirinkti **Redaguoti.** Taip pat yra galimybė **kopijuoti** užduotis – tai leis lengvai ir greitai sukurti naują užduotį senos užduoties pagrindu. Nukopijuoti galima bazinę užduoties informaciją: pavadinimą, aprašymą, terminus, priminimus. Susiję įrašai, bendrinimo informacija ir komentarai nebus perkelti į užklausos kopiją. Tai patogu daugeliu atvejų, pavyzdžiui, jei jums reikia suorganizuoti atvirų durų dienas penkiuose NT objektuose, galite susikurti vieną užduotį, pasidaryti keturias jos kopijas ir visas penkias užduotis susieti su skirtingais objektais. Arba galite sukurti kelias vienodas užduotis ir jas[ bendrinti](https://gidas.topbroker.lt/uzduotys/#bendrinimas) su skirtingais kolegomis, kuriems norite deleguoti tas užduotis. # Bendrinimas TopBroker sistemoje galite rinktis, kas matys jūsų sukurtus įrašus: kontaktus, NT objektus, pirkėjų užklausas, darbinius procesus, užduotis. Yra trys bendrinimo opcijos: **atviras**, **bendrintas** ir **privatus**. **Atviras** reiškia, kad įrašą matys visi jūsų įmonės darbuotojai, kurie naudojasi TopBroker. **Bendrintas** reiškia, kad matyti ir redaguoti įrašo informaciją gali tik ribotas žmonių skaičius. Juos galėsite pasirinkti iš sistema besinaudojačių savo kolegų sąrašo. **Privatus** reiškia, kad niekas iš sistema besinaudojančių kolegų nematys jūsų sukurto įrašo. Užduočių atveju greičiausiai nenorėsite naudoti opcijos **Atviras**. Tačiau bendrinimas yra funkcija, kuri leis jums deleguoti užduotis savo kolegoms ir tuo pačiu matyti, kaip vyksta jų vykdymas. Jei nustatysite pabaigos terminą, jūsų kolegos užduotį ne tik matys savo užduočių sąraše, bet ir kiekvieną rytą gaus priminimus apie artėjančią užduoties termino pabaigą. Jūs taip pat gausite šią informaciją ir galėsite matyti, ar užduotis jau atlikta, ar dar ne.
# Įrašo savininkas Įrašo savininkas – tai TopBroker vartotojas, kuris sukūrė įrašą: kontaktą, NT objektą, pirkėjo užklausą, darbinį procesą ar užduotį. Jis yra pagrindinis asmuo, atsakingas už konkretų įrašą. Tik įrašo savininkas gali ištrinti savo sukurtą įrašą, nors matyti ir redaguoti įrašą bei atlikti su juo susijusius veiksmus gali visi vartotojai, su kuriais šis įrašas yra bendrinamas. # Įvykių srautas Įvykių srautas yra viena vertingiausių TopBroker sistemos dalių. Įvykių srautą galite rasti kiekvieno kontakto arba NT objekto vidiniame puslapyje, pirkėjų užklausų, darbinių procesų ir užduočių vidiniuose puslapiuose bei savo **darbalaukyje**. Čia vienoje (ir tuo metu jums aktualiausioje) vietoje matysite visus komentarus, susijusius su konkrečia užduotimi bei užduoties statuso pakeitimus (atlikta/neatlikta). Įvykių sraute komentarai ir užduoties statuso pakeitimai pateikiami chronologine seka – naujausi įvykiai matomi srauto viršuje. ### Kaip duomenys atsiranda įvykių sraute? Su konkrečia užduotimi susiję įvykiai bus automatiškai įtraukti į tos užduoties įvykių srautą ir bus matomi visų su užduotimi susijusių įrašų įvykių srautuose. Pavyzdžiui, jei užduotis „paruošti sutartį su Barbora dėl namo pirkimo“ turi susijusį kontaktąBarborą Radvilaitę, visi komentarai apie sutarties ruošimą bus matomi ne tik užduoties įvykių sraute, bet ir Barboros Radvilaitės įvykių sraute. ### Įvykių filtravimas Čia galite pasirinkti, kokius įvykių tipus norite matyti įvykių sraute: **komentarą**, **užduoties įvykdymo statusą**. Pasirinkus filtrą, kiti įvykiai bus paslėpti iš įvykių srauto. ### Pritaikymas praktikoje Komentarai po užduotimi bus itin naudingi, jei užduotis kompleksinė ir jums reikia pasirašyti pastabas sau jos vykdymo eigoje. Pavyzdžiui, ruošiant sutartį, derybų metu gali būti verta pasižymėti pastabas komentaruose – dėl ko jau susitarta, kokie punktai dar liko nesuderinti. Ypač didelę naudą pajusite, jei užduotį vykdote kartu su savo kolegomis – tokiu atveju visa jūsų komunikacija galėtų atsidurti vienoje vietoje, ne susirašinėjimuose laiškais, o kaip komentarai po kartu vykdoma užduotimi. Pavyzdžiui, užduoties aprašyme surašote visas suderėtas būsto pirkimo-pardavimo sąlygas ir pavedate kolegai paruošti galutinį sutarties failą. Kolega tai atlieka, į komentarą įkelia paruoštos sutarties variantą ir pažymi užduotį kaip atliktą. Jūs perskaitote, pamatote, kad yra klaidų – vėl pažymite užduotį kaip neatliktą, o komentare susakote, ką dar reikia pakoreguoti. # Komentaras Kitos TopBroker sistemos dalys, nors ir lanksčios, pateikia rėmus, kokia informacija turėtų būti saugoma. Tuo tarpu komentarai yra ta sistemos dalis, kuri jums suteikia visišką laisvę pasižymėti būtent jums aktualią informaciją, kuri visiškai priklauso nuo jūsų darbo specifikos ir metodų. Dar daugiau laisvės suteikia tai, kad komentaro lange galite įkelti failą. ### Pritaikymas praktikoje Pavyzdžių galima prigalvoti daug ir įvairių, bet pateiksime tik keletą tam, kad geriau pajaustumėte, kaip galite išnaudoti šios funkcijos galimybes. Pavyzdžiui, jeigu užduotis yra „suderinti sutarties sąlygas“, galite žymėtis komentaruose visus naujus ar pasikeitusius punktus, dėl kurių buvo susiderėta. Jei užduotį „paruošti sutartį NT objekto nr. 123 pardavimui“ deleguosite kitam asmeniui, jūsų kolega galės rašydamas komentarą prisegti paruoštos sutarties failą ir taip visi komentarai, visos ruošiamo dokumento versijos nuguls tvarkingai vienoje vietoje ir bus lengvai pasiekiamos ne tik užduoties įvykių sraute, bet ir iš NT objekto ar susijusio kontakto įvykių srauto. # Papildomi laukai Papildomi laukai yra viena iš galingiausių TopBroker sistemos funkcijų. Tiesa, pradėję dirbti su sistema rasite nemažai iš anksto paruoštų laukų informacijos pildymui, tačiau neapsiribokite vien jais. Yra daugybė informacijos, kurią verta fiksuoti dirbant su kontaktais, NT objektais, pirkėjų užklausomis ir darbiniais procesais. Ta informacija skiriasi priklausomai nuo jūsų darbo pobūdžio ir stiliaus. Todėl suteikiame visišką laisvę NT pardavėjams susikurti savo sistemą, tokią, kokia jiems tikrai padėtų išnaudoti maksimalų potencialą. Kitaip tariant, iš anksto paruošti TopBroker sistemos laukai yra pamatas, o papildomi laukai leis jums pasistatyti ir įsirengti namą. Papildomus laukus galėsite susikurti visur, kur galima įvesti informaciją: kontaktuose, NT objektuose, pirkėjų užklausose, darbiniuose procesuose ir užduotyse. Tai padaryti bus taip pat lengva kaip pridėti naują stulpelį Excel lentelėje, tik galimybės atsivers nepalyginamai didesnės – papildomi laukai padės ne tik saugoti įvairiausią informaciją, bet ir filtruoti sistemos įrašus daug paprasčiau ir įvairiau nei naudojantis Excel dokumentais. Vieninteliai dalykai, kurių reikia – analitinis žvilgsnis į savo darbo pobūdį ir renkamą informaciją bei vaizduotė. Sugalvokite, ko jums reikia ar norisi, o sistema suteikia visiškai laisvę tai įgyvendinti. Kuo daugiau laisvės, tuo sunkiau gali būti apsispręsti, ką su ja veikti, todėl toliau pateikiame keletą pavyzdžių, kaip galite pritaikyti papildomus laukus praktikoje. ### [Papildomi laukai kontaktuose](https://gidas.topbroker.lt/papildomi-laukai/#papildomi-laukai-kontaktuose) Kuo daugiau turite informacijos apie savo kontaktą, tuo geriau žinote, kaip ir kada su juo bendrauti. Papildomi laukai padės fiksuoti bet ką, kas tik jums atrodo svarbu. Susikurkite papildomus laukus įvairioms kontaktui svarbioms datoms: kontakto ar jo šeimos narių gimtadienius, įmonės įsteigimo datą ir pan., tuomet turėsite daugiau progų apie save priminti. Susikurkite papildomus laukus kitai su kontaktu susijusiai informacijai, pavyzdžiui sutuoktinio ir vaikų vardus, hobius, savo pastebėjimus apie žmogaus charakterį – tuomet žinosite, kaip bendrauti su asmeniu, atėjus progai jam apie save priminti. Tik vaizduotė gali nubrėžti ribas, kas jums gali praversti jūsų darbe. ### Papildomi laukai NT objektuose Kiekvieno pardavėjo didžiausias privalumas yra valdoma informacija ir specifinės žinios apie parduodamą produktą. NT pardavėjo atveju – tai išskirtinės objekto savybės, potencialas, privalumai ar trūkumai. Keletas pavyzdžių: interjero stilius ar vyraujančios spalvos, dideli lankytojų srautai, ilgalaikė investicija, tinka trumpalaikei nuomai, loftas, mažesnė nei rinkos kaina ir t. t. Įprastai tokia informacija įtraukiama į NT objektų aprašymus, tačiau iš to nėra daug naudos, jei reikia surasti NT objektą pagal šiuos ar kitus požymius. TopBroker sistemoje galite susikurti papildomus laukus bet kokiam požymiui, kokį tik galite sugalvoti. Tai leis vėliau rasti tinkamą objektą vos keliais paspaudimais. ### Papildomi laukai pirkėjų užklausose Jei darbas vyksta sklandžiai, dirbate su dideliu kiekiu pirkėjų užklausų, tad gali būti pravartu jas grupuoti, o tam puikiai pasitarnaus papildomi laukai. Galite užklausoms susikurti žymų sistemą, pavyzdžiui, susikurti žymas „Skubu“ arba „VIP“. Arba galite pasižymėti datas, kada užklausa buvo sukurta ir iki kada pirkėjas tikisi surasti NT objektą, taip galėsite prioretizuoti tas užklausas, kurių terminas artėja prie pabaigos arba spręsti, ką daryti su ilgai nepatenkinamomis pirkėjų užklausomis. Vėlgi, viskas priklauso tik nuo to, kaip esate įpratę dirbti, arba kokias sistemos teikiamas galimybes matote ir nekantraujate išnaudoti. ### Papildomi laukai darbiniuose procesuose Čia, kaip ir pirkėjų užklausose, turbūt daugiausia dėmesio skirsite savo darbo organizavimui ir užduočių grupavimui į smulkesnes kategorijas. Taigi, galite nusistatyti darbinio proceso starto datą ir terminą, iki kada turite susitvarkyti su užduotimi. Galite susikurti žymas ir, pavyzdžiui, nesklandžiai vykstančius procesus pasižymėti „Probleminiai procesai“ žyma – vėliau galėsite atsirinkti tik tokius procesus ir paanalizuoti, kokios priežastys lemia strigimus ir kaip galite patobulėti. Darbo eigoje pamatysite, kokių papildomų laukų jums iš tiesų reikia.
# Laukų tipai Tikriausiai paskaitę praktinius pavyzdžius jau pradedate įsivaizduoti, kokius papildomus laukus norite susikurti. Kad dar geriau suprastumėte savo ir sistemos galimybes, norime supažindinti jus su **laukų tipais**, t. y., kokio pobūdžio duomenis galite saugoti sistemoje. Faktas, kad TopBroker sistemoje galite saugoti bet kokią informaciją – šis skyrius leis jums išsirinkti geriausią duomenų saugojimo formą. ### Vienos eilutės tekstinis laukelis Pats paprasčiausias laukas saugoti glaustai informacijai. **Pavyzdžiai:** \- registro numeris, \- antras telefonas, \- registracijos adresas, \- sutuoktinio ar vaikų vardai, \- banko sąskaitos numeris. ### Kelių eilučių tekstinis laukelis Šis variantas tinkamas fiksuoti informacijai, kuriai reikia daugiau nei kelių žodžių, t. y., įvairiems komentarams. **Pavyzdžiai:** \- susitarimai, bendradarbiavimo sąlygos, įsipareigojimai; \- pastebėjimai apie kontakto bendravimo stilių, charakterį ir pan.; \- pirmasis įspūdis, apžiūrėjus NT objektą, kurį turėsite parduoti. ### Pasirinkimas iš variantų Šis laukas yra skirtas informacijai grupuoti, tad yra tinkamas daugeliu atvejų ir labai rekomenduojame jį naudoti. Galite sukurti neribotą pasirinkimų skaičių bei nustatyti, ar galimas vienas atsakymas, ar keli. **Pavyzdžiai:** \- NT objekto statusas: Laisvas, Rezervuotas, Parduotas; \- Įmonės dydis: iki 5 darbuotojų, 5-10 darbuotojų, 10-20 darbuotojų ir t. t.; \- Kontakto statusas: VIP, A lygio, Rekomendacija; \- Vyraujančios spalvos interjere: balta, pilka, medis, žalia, mėlyna ir t. t. Rekomenduojame šį lauką. Tinkamas daugeliui atveju. Galite susikurti neribota kiekį pasirinkimo variantų. Kitaip sakant čia pagrindinis įrankis grupuojant informacija. Jei pasirinksite, kad tai tik galimas pasirinkimas, tai ir galėsite priskirti tik vieną variantą. Tai labai naudinga pvz. Grupuojant informacija pagal jo būklė pvz. Laisvas, Rezervuotas, Parduotas. Jei pasirinksite kelis pasirinkimus, tai prie įrašo galėsite pasirinkti kelis variantus iš jau nustatytų pasirinkimų. Pvz. prie įrašo galėsite nustatyti: VIP, A lygio, Rekomendacija. ### Varnelė Šis lauko tipas tinka tuomet, kai norite ypač greito ir paprasto „Taip/Ne“ atsakymo į vieną klausimą. Lauko pavadinime įrašote klausimą ar sąlygą. Sistemoje atsiras šis laukelis, o šalia jo – varnelės langelis, kurį galima pažymėti („Taip“) arba palikti tuščią („Ne“). **Pavyzdžiai:** \- Varnelė prie kontakto „Pageidauja gauti naujienlaiškius“ \- Varnelė prie NT objekto „Nereklamuojamas objektas“ \- Varnelė prie pirkėjo užklausos „Skubu“ ### Nuoroda Tai yra tekstinis laukelis, skirtas internetinėms nuorodoms saugoti. Skirtingai nuo kitų tekstinių laukų, į šį laukelį įvedus internetinio puslapio adresą, bus sukurta aktyvi nuoroda į svetainę ir ją atsidarysite vienu paspaudimu. **Pavyzdžiai:** \- klientų internetinės svetainės; \- NT objektų aprašymai portaluose. ### Vietovė Tai papildomas laukas, kuris leis jums įvairiai skirstyti sistemos įrašus pagal geografiją. Čia galite nurodyti valstybės rajoną, miestą, miesto mikrorajoną, miestelį, kaimą, valsčių, gatvę. Kuo išsamiau pasirinksite lokacijas, tuo daugiau galimybių turėsite filtruodami įrašus paieškoje. **Pavyzdys:** \- Tarkime, kad įmonė įsikūrusi Vilniaus senamiestyje. Prie vietovės nurodykite: Vilniaus m. sav., Vilniaus m., Senamiestis, Odminių g.\ **Pritaikymas praktikoje:** \- Priskirkite vietoves savo kontaktams, tuomet galėsite atsirinkti, pavyzdžiui, tik senamiestyje įsikūrusias įmones (kurios greičiausiai turės bėdų su parkingu ir susisiekimu) ir tik joms išsiųsti pasiūlymą apie naujai pastatytą verslo centrą patogesnėje vietoje. \- Kurdami NT objektą bet kokiu atveju nurodysite tikslų jo adresą, tačiau įvedę aplinkinių mikrorajonų pavadinimus, galėsite objektą pasiūlyti ir tiems, kontaktams, kurie ieško NT objektų aplinkiniuose rajonuose. ### El. paštas Tekstinis laukelis, į kurį įvedus el. pašto adresą, automatiškai bus galima siųsti el. laišką tiesiai iš TopBroker sistemos. Pirminis kontakto el. pašto adresas įvedamas kartu su bazine kontakto informacija, tačiau jei reikia įvesti papildomus el. pašto adresus, rinkitės būtent šį papildomų laukų tipą. **Pavyzdžiai:** \- asmeninis įmonės atstovo el. pašto adresas; \- darbinis privataus kliento el. pašto adresas. ### Data Pasirinkę šį lauką, galite fiksuoti įvairias datas. Vėliau galėsite įrašus filtruoti įvairiais būdais: pagal tikslią datą, pagal tam tikrą laikotarpį, pagal tai, kiek praėjo arba kiek liko iki tam tikros datos. **Pavyzdžiai:** \- kontaktų ar jų šeimos narių gimtadieniai; \- įmonių „gimtadieniai“ (jų įsteigimo datos); \- darbo pradžios laikas arba užduoties atlikimo terminas. ### Skaičius Šis laukelis skirtas viskam, kas susiję su konkrečiais skaičiais. Čia galėsite nurodyti konkretų skaičių arba intervalą nuo–iki. Tai leis paieškoje filtruoti objektus, kurie atitinka konkretų dydį, yra mažesni ar didesni nei pasirinktas dydis arba yra diapazone tarp dviejų dydžių. **Pavyzdžiai:** \- Plotas: naudingas plotas, garažo plotas, kiemo plotas ir pan.; \- Komercinių patalpų pelningumas procentais; \- Papildomi mokesčiai; \- Kontakto vaikų skaičius; \- Įmonės darbuotojų skaičius.
# Papildomų laukų kūrimas ir tvarkymas Norėdami kurti arba redaguoti papildomus laukus, dešinėje puslapio pusėje esančioje **įrankių juostoje** susiraskite mygtuką **Nustatymai**. Nustatymuose spauskite **Papildomi laukai**, tuomet pasirinkite, kuriam TopBroker sistemos moduliui kursite papildomus laukus: kontaktams, NT objektams, pirkėjų užklausoms, darbiniams procesams ar užduotims. Čia galėsite kurti **papildomus laukus** ir jų **grupes** – jie bus matomi visuose pasirinkto modulio (pavyzdžiui, kontaktų) **vidiniuose puslapiuose**. ### Papildomų laukų grupės Jei planuojate turėti daugiau nei keletą papildomų laukų, verta juos atskirti į atskiras**grupes**. Tai padės vizualiai atskirti skirtingo pobūdžio informaciją, išlaikyti aiškią ir tvarkingą informacijos struktūrą. Grupių pavadinimai atsispindės įrašų vidiniuose puslapiuose, o visi jose esantys papildomi laukai atsidurs vieni šalia kitų tokia tvarka, kokią pasirinksite. **Pavyzdžiai:** \- Papildoma kontaktinė informacija. Šiai grupei galėsite priskirti tokius papildomus laukus kaip kitas el. paštas, internetinis puslapis, socialiniai tinklai; \- Rezervacija. Papildomi laukai galėtų būti „Rezervuota iki…“ (datos tipas) ir „Rezervacijos detalės“ (kelių eilučių tekstinis laukelis); \- Interjeras. Papildomi laukai galėtų būti varnelių tipo papildomas laukas, kuriame galite pasirinkti spalvas, pasirinkimo iš variantų tipas su įvairiais interjero stiliais ir pan. ### Papildomų laukų grupių kūrimas ir tvarkymas Norėdami sukurti naują papildomų laukų grupę, puslapio viršuje spauskite **Sukurti grupę**. Iššokusioje lentelėje matysite **modulio pavadinimą** (pavyzdžiui, **Kontaktai)**. Jo keisti negalėsite, bet jis rodomas, kad visada būtų aišku, kurį sistemos modulį redaguojate. Taip pat matysite laukelį **grupės pavadinimui** įrašyti (pavyzdžiui, „Papildoma kontaktinė informacija“) – jį privaloma užpildyti. Spauskite **Išsaugoti,**lentelė užsidarys ir jūs matysite naują grupę.
Grupės lentelėje jūs galėsite kurti papildomus laukus ir keisti jų pozicijas (spausdami ant **kryželio** simbolio galėsite juos pertempti aukščiau arba žemiau), tačiau negalėsite perkelti papildomo lauko iš vienos grupės į kitą. Paspaudę **parinkčių mygtuką**, esantį prie grupės pavadinimo, galėsite **redaguoti grupės pavadinimą**, **pakeisti grupės poziciją** (perstumti aukščiau ar žemiau) arba **ištrinti**visą grupę. Tik įspėjame, kad ištrynus grupę, iš sistemos dings ir pati grupė, ir visi joje esantys papildomi laukai – tai reiškia, kad dings ir visa į papildomus laukus anksčiau suvesta informacija vidiniuose modulių puslapiuose.
Kadangi negalėsite perkelti papildomo lauko iš vienos grupės į kitą, prieš pradedant kurti pačius papildomus laukus, rekomenduojame susikurti tik tuščias grupes. Tai bus tarsi griaučiai ar eskizas, pagal kurį galėsite matyti, kokio pobūdžio informacijos jums reikia ir kokiu būdu norite ją pateikti. Kai būsite patenkinti savo susikurta informacijos pateikimo struktūra, imkitės pačių papildomų laukų. ### Papildomų laukų kūrimas ir tvarkymas Dabar, kai jau susipažinote su visais papildomų laukų tipais ir naudodami grupes pasiruošėte informacijos, esate pasiruošę pagrindiniam darbui – pačių **papildomų laukų kūrimui**. Dėl viso pikto svarbu pabrėžti, kad čia ne ta vieta, kurioje galite suvesti konkrečią informaciją apie kurį nors įrašą (pavyzdžiui, kontaktą), o tik pasiruošiate laukelius tai informacijai suvesti. Papildomi laukai (ir jų grupių pavadinimai) atsispindės visuose pasirinkto modulio vidiniuose puslapiuose. Pavyzdžiui, jei modulyje **Kontaktai** sukursite papildomą lauką „Gimtadienis“, galimybė užpildyti šį lauką bus matoma kiekvieno kontakto vidiniame puslapyje. Kiekvienoje susikurtoje papildomų laukų grupėje matysite mygtuką **Sukurti papildomą lauką**. Jį paspaudus iššoks lentelė su visais **papildomų laukų tipais** – pasirinkite jums tinkamą ir užpildykite reikalingus laukelius. Nepriklausomai nuo pasirinkto papildomų laukų tipo, lentelėje matysite tokius laukelius: \- **Pavadinimas.** Tai privalomas užpildyti laukelis, skirtas apibūdinti, kokia informacija turės būti suvedama į šį papildomą lauką. Pavyzdžiai: gimtadienis, registracijos nr., kontakto vietovė, NT pelningumas ir t. t. \- **Lauko aprašymas.** Šį laukelį galite palikti tuščią, jei pavadinimas aiškiai nusako, kokia informacija turi būti suvesta į papildomą lauką. Jei jaučiate, kad jums pačiam arba jūsų kolegoms gali kilti neaiškumų, įveskite trumpą apibūdinimą, kokią informaciją derėtų pateikti papildomame lauke. Pavyzdžiui, kurdami papildomą lauką „Kontakto vietovė“, galite aprašyme pažymėti: „Įvesti valstybės rajoną, miestą/kaimą/valsčių, miesto mikrorajoną ir gatvės pavadinimą“. \- **Privalomas?** Čia turite pasirinkti, ar laukas bus privalomas, ar galima jį praleisti. Pasirinkus „Taip“, papildomas laukas bus pažymėtas raudona žvaigždute ir sistema neleis išsaugoti įrašo, kol nebus užpildytas šis laukas. Taip galite užtikrinti, kad visi komandos nariai užpildys tikrai svarbią informaciją, tačiau tuo piktnaudžiauti nepatariame, nes tai gali sukelti papildomų nepatogumų kolegoms. Juo labiau, kad papildomus laukus visada galima užpildyti darbo eigoje. Priklausomai nuo pasirinkto papildomų laukų tipo, galite lentelėje matyti tokius laukelius: \- **Numatyta reikšmė.** Kartais kuriant naują įrašą, gali būti pravartu turėti tam tikrą informacijos šabloną, kurį reikėtų tik nežymiai pakoreguoti ar papildyti. \- **Simbolių limitas.** Tekstiniuose laukeliuse matysite šį laukelį. Galite jį palikti tuščią arba įvesti pageidaujamą simbolių limitą. \- **Pridėti pasirinkimą. Galimybė pasirinkinkti kelis variantus.** Šiuos laukelius matysite varnelės ir pasirinkimo iš variantų tipuose. Paspaudę mygtuką *Pridėti pasirinkimą*, kursite pasirinkimo variantus, o pasirinkę „Taip“ arba „Ne“, nustatysite, ar pildantis papildomą lauką asmuo gali rinktis tik vieną, ar kelis variantus. Pavyzdžiui, jeigu kursite papildomą lauką „Vyraujančios interjero spalvos“, tikrai norėsite sau leisti pasirinkti kelis variantus (tarkime, interjere vyrauja balta, pilka ir medžio spalvos). Tačiau jeigu kursite papildomą lauką „Apdaila“, nenorėsite kelių variantų, nes NT objektas negali vienu metu būti ir dalinai, ir pilnai įrengtas. \- **Mažiausia reikšmė. Didžiausia reikšmė.** Šiuos laukelius matysite pasirinkę skaičiaus tipą. # Mobilioji programelė TopBroker CRM mobilioji programėle padės greitai pasiekti informacija iš bet kurio mobilaus įrenginio. Pagrindinės funkcijos: * Kontaktų įvedimas ir paieška. Patogiai įvesite naują kontaktą. Rasite anksčiau įvestus kontaktus. Peržiūrėsite pilną informacija, bei ją redaguosite. * NT objektų paieška. Greitoji paieška leis greitai rasti norimą objektą. Jeigu greitosios paieškos neužteks - pasinaudodami išplėstiniais filtrais rasite NT objektus pagal Jūsų pačių sukurtus papildomų laukų informacija. * Užduočių valdymas. Patogiai įvesite naujas užduotis ir peržiūrėsite anksčiau įvestas užduotis. Parsiųskite mobilią programėlę: {% embed url="" %} {% embed url="" %} # Skambučių asistentas Skambučių asistento pagalba išplėsite savo telefono galimybės su CRM pagalba. Skambinimo metu bus rodoma informacija iš CRM: * Pilnas vardas. Toks koks suvestas CRM sistemoje. * Kliento statusas. Pvz. Aktyvus, Archyvuotas. * Kliento papildoma informacija iš papildomų laukų. Tarkime esate sukurę lauką "Kliento tipas", kuriame pasirinkimai "Pirkėjas", "Pardavėjas", "Nuomininkas", "Nuomotojas". * Paskutinis arba artėjantis įvykis. Skambučių asistentas veikia tik Android telefonuose. Instrukcijos kaip įdiegti Android programėlę. # Integracijos Integracijos su trečiosiomis šalimis. # Sujungimas su NT tinklapiu CRM ir Jūsų tinklapio (ar kitos sistemos) sujungimas vykdomas pasitelkus REST API ir Webhooks technologijas. Glaustai aprašysime 2 dažniausiai naudojamus būdus: \ **1. Live REST API.** Duomenis gaunami realiu laiku tiesiai iš CRM'o API.Duomenis nesaugomi tinklapio duombazėje.Pvz. puslapis objektų sąrašas su filtrais.Kreipiamsi į API (getEstates), kuris grąžiną sąrašą NT objektų.Paduodant į getEstates endpoint'ą filtravimo parametrus pvz. kaina nuo iki.Konkretus NT objektas atvaizduojamas kreipantis į endpoint'ą getEstate(123456). \ **2. REST API + Webhook.** Turite norą duomenis saugoti tinklapio duombazėje.Paruošiate mums nuoroda iki tinklapio, prie kurios mes jungiame webhook'ą.Kai tik NT objektas susikuria (CREATE) arba atsinaujina (UPDATE) arba ištrinamas (DELETE) į webhook'ą siunčiame informacija apie tą įvykį su įrašo ID.Turėdami tą informacija kreipiates į mūsų API ir gaunate tik to įrašo duomenis, ir atnaujinate duomenis pas save duombazėje. \ Abu būdai turi savo pliusų ir minusų. Rinkites, kuris Jums atrodo tinkamesnis. \ API dokumentacijos nuoroda:\ \ \ Prisijungimai prie dokumentacijos yra individualūs kiekvienam tinklapiui.\ Reikalui esant tinklapių gali būti daugiau nei vienas.\ Prisijungimus rasite savo paskyroje Nustatymai -> Integracijos -> API\ \ API klientas PHP kalba:\