Kontaktų sąrašas ir filtravimas
TopBroker sistemoje kontaktai rūšiuojami ne pagal alfabetą, o pagal kontakto sukūrimo dataą, kad lengviausiai pasiekiami būtų tie kontaktai, su kuriais aktyviai dirbate šiuo metu. Taip pat reikalingus kontaktus lengvai rasite pasinaudoję paieškos filtrais.
Jei kruopščiai ir išsamiai suvedate kontaktų informaciją, bei išnaudojate visas papildomų laukų teikiamas galimybes, akimirksniu iš tūkstančių klientų atsirinksite tuos keletą, kurių jums reikia konkrečioje situacijoje. Kontaktų puslapio dešinėje pusėje matysite blokelį Paieška. Spauskite Nauja paieška, tuomet – Sukurti filtrą, tuomet iš filtrų sąrašo išsirinkite jums aktualius. Filtrų galite pridėti tiek, kiek jums reikia, kad rastumėte būtent tai, ko ieškote. Pridėjus kiekvieną papildomą filtrą prie tos pačios paieškos, atkris visi jo neatitinkantys kontaktai – sąraše matysite tik tuos kontaktus, kurie atitinka visus jūsų pasirinktus filtrus.
Galite panaikinti nereikalingus filtrus spausdami x prie filtro pavadinimo arba paspauskite Atšaukti, kad išvalytumėte visus pasirinktus filtrus.
Jei manote, kad pagal tam tikrus filtrus suformuotos paieškos jums prireiks dažnai, spauskite Išsaugoti. Iššokusiame lange sukurkite saugomai paieškai pavadinimą ir pasirinkite privatumo nustatymus: priklausomai nuo to, ar paieška aktuali tik jums, ar jūsų komandai, ar visai įmonei. Tuomet spauskite Išsaugoti ir viskas! Paieška atsidurs sąraše Mano paieškos ir dabar jums nebereikės kiekvieną kartą iš naujo suvedinėti tų pačių filtrų. Be to, pasirinkę jau išsaugotą paiešką visada galėsite ją pakoreguoti pagal tai, ko reikia konkrečioje situacijoje, pridėdami papildomus filtrus arba pašalindami neaktualius. Kolegų sukurtos paieškos, kurias jie nusprendė padaryti prieinamas ir jums, bus rodomos skyrelyje Bendrintos paieškos. Ten pat jūsų kolegos matys paieškas, kurias jūs sukūrėte ir pažymėjote kaip bendrintas arba viešas.
Įsivaizduokime, kad turto valdytojas „Pavyzdinis biuras“ jums praneša, kad po mėnesio išsikrausto viena iš komercines patalpas nuomojančių įmonių. Jūsų prašo surasti naujus nuomininkus. Jūs einate į savo kontaktų sąrašą ir kairėje pusėje esančiame laukelyje „Paieška“ pasirenkate jums aktualius filtrus: kontakto tipą(įmonė), aktualias žymas (pvz., „10–20 darbuotojų“) ir dar pridedate sutarčių filtrą, kur pažymite, kad atrinktų tas įmones, kurių nuomos sutartys baigsis per artimiausius du mėnesius. Taip per mažiau nei minutę atsirenkate visas savo kontaktuose turimas įmones, kurioms tiktų patalpų dydis ir kurios, tikėtina, kaip tik šiuo metu svarsto, ar pratęsti nuomos sutartį, ar ieškotis naujų patalpų.
Kartais norėsite sistemoje atrinkti tam tikrus įrašus (kontaktus, NT objektus ar pirkėjų užklausas) tam, kad atliktume vieną veiksmą su visais. Tokiu atveju jums pravers masiniai veiksmai – sukūrę paiešką ir atfiltravę visus reikalingus objektus, galėsite vienu paspaudimu pažymėti juos visus ir pritaikyti vieną iš masinių veiksmų.
Bendrinimas – greitai ir lengvai galite pasidalinti su komanda visais savo privačiais įrašais. Arba padaryti privačiais tik jums aktualius įrašus, atitinkančius bendrus kriterijus.
Pakeisti savininką – vos keliais mygtuko paspaudimais visus aktualius įrašus galėsite perduoti savo kolegai.
Ištrinti – galėsite greitai ištrinti iš sistemos nebeaktualius įrašus. Pavyzdžiui, kartą per kelis mėnesius galite atsirinkti įrašus pažymėtus žymomis „nebeaktualu“ arba „trinti“. Tik prieš trindami gerai pagalvokite, ar įrašas tikrai negali praversti ateityje – kad ir po dvidešimties metų.