Naujo darbinio proceso šablono sukūrimas

Prieš pradedant naudotis darbiniais procesais, jums reikia susikurti jums ar jūsų įmonei aktualių procesų šablonus. Vėliau juos naudodami galėsite sekti individualius darbinius procesus su konkrečiais kontaktais, NT objektais ar pirkėjų užklausomis. Tai leis sutaupyti daug laiko, nes nebereiks kiekvieną kartą iš naujo galvoti apie darbo eigą ir smulkias užduotis – tereikės tik sekti savo pačių nusistatytais žingsniais tikslų link.

Norėdami sukurti darbinio proceso šabloną, nustatymuose pasirinkite Darbiniai procesai ir pateksite į puslapį, kuriame matysite visus esamus darbinių procesų šablonus.

Puslapio viršuje paspauskite mygtuką Sukurti naują. Iššokusioje lentelėje įveskite darbinio proceso pavadinimą (pavyzdžiui, „Sutarties ruošimas“). Tuomet spauskite Pridėti žingsnį ir įrašykite jo pavadinimą (pavyzdžiui, „šablono paruošimas“). Žingsnius galite vesti bet kokia tvarka – nuo pirmo iki paskutinio arba atvirkščiai. Žingsnių eiliškumą galėsite keisti – tiesiog spauskite ant kryželio simbolio ir tempkite žingsnio eilutę aukštyn arba žemyn. Kai pozicija tenkina, paleiskite.

Šalia žingsnio pavadinimo matysite procentus – jie skirti progresui sekti. Galite juos suvesti taip, kaip jums patogiau: žymėti žingsnius pagal tai, kiek trunka juos atlikti, arba priskirti procentinę dalį pagal tai, kiek reikšmingas procesui yra pasirinktas žingsnis. Tai atsispindės kiekviename individualiame darbiniame procese ir leis jums vizualiai matyti, kaip artėjate prie tikslo. Taip pat matysite pasirinkimus Laimėta ir Pralaimėta – jie skirti rezultatui apibūdinti. Laimėta reiškia, kad pasiekėte savo tikslą, Pralaimėta – kad procesas nutrūko. Galite įsivesti keletą skirtingų Pralaimėta variantų, kad vėliau galėtumėte įvertinti, dėl kokių priežasčių dažniausiai nepavyksta pasiekti tikslo. Taip pat galite žingsnius žymėti skirtingomis spalvomis – jas matysite darbinių procesų puslapyje, pasirinkę lentelės vaizdą, o toliau jau jūsų fantazijos reikalas, kaip jas naudoti.

Jei kartais atrodo painu, tikimės, kad padės konkretus pavyzdys, kaip galėtų atrodyti sutarties ruošimo procesas:

Pavyzdys: Sutarties ruošimas

  • Šablono paruošimas (20%)

  • Sąlygų derinimas (60%)

  • Perdavimas teisininkui (70%)

  • Galutinio varianto derinimas (80%)

  • Sutarties pasirašymas (Laimėta)

  • Nesusitarta dėl abiems pusėms priimtinų sąlygų (Pralaimėta)

  • Klientas apsigalvojo (Pralaimėta)

Sukūrę šabloną, galėsite jį naudoti konkrečių procesų progresui fiksuoti. Visi aktyvūs darbiniai procesai sukrenta į vieną vietą – atskirą puslapį Darbiniai procesai (jį rasite kairėje puslapio pusėje esančioje įrankių juostoje). Čia rasite visus savo darbinius procesus, sugrupuotus į aplankus pagal šablonus. Kiekvieno aplanko viduje rasite visų pagal tą šabloną sukurtų darbinių procesų sąrašą, galėsite juos grupuoti pagal etapus. Tai padės planuotis ateities žingsnius, pastebėti strigusius procesus ir nuspręsti, ką su jais daryti, o procesams užsibaigus arba nutrūkus, galėsite paanalizuoti savo darbo kokybę ir atrasti būdų tobulėti.

Darbinio šablono redagavimas

Greičiausiai pradėję taikyti darbinio proceso šabloną praktikoje pajusite poreikį šabloną paredaguoti: pridėti ar panaikinti tam tikrus žingsnius, pakoreguoti jų pavadinimus arba praplėsti pasirinkimus, kodėl procesas nutrūko. Tai visada galite padaryti nustatymuose paspaudę Darbiniai procesai. Jums bus atidarytas visų darbinių šablonų sąrašas, iškart matysite kiekvieną šabloną sudarančius žingsnius. Norėdami ištrinti visą šabloną, spauskite prie jo esantį parinkčių mygtuką ir matysite opciją Ištrinti. Jei norite redaguoti, tiesiog paspauskite ant pasirinkto šablono ir iššokusioje lentelėje galėsite keisti žingsnių aprašymus, procentinę dalį, eiliškumą, spalvas bei ištrinti arba pridėti papildomus žingsnius. Viršuje esantis paieškos laukelis padės greitai rasti reikalingą šabloną pagal jo pavadinimą. Tai yra patogu, turint ilgą darbinių procesų šablonų sąrašą.